Teknoloji, işin kendisi ile bütünleşince projeler daha karmaşık, daha uzman kişilerin yer aldığı, büyük yatırımlar isteyen bir şekle dönüşmeye başladı... Kurumların asıl faaliyet alanlarını sürdürürken, bilişime de önemli ve ciddi bir yatırım yapıp kaynak ayırmaları gerekiyor. Bu noktada kurumların yardımına dış kaynak kullanımı yetişiyor.
  Dış kaynak kullanımı, kuruluşların gereksinim duydukları bilişim iş süreçlerini, kendi dışında uzman bir kuruluşa emanet etmesi felsefesine dayanıyor.
  Outsourcing, iki temel konu üzerine kurulu: Maliyetleri düşürmek, verimliliği artırmak.
  Müşteriyle, projenin tasarımı, planlama, gerçekleştirim ve daha sonra kurum adına yönetme olmak üzere çeşitli aşamalarda bir servis seviyesi anlaşması yapılır. Son olarak 5. aşamada da gerekli değişikliklerin yapılması gelir.

İdeal Başlangıç: Yeni kurulan bir şirket değilseniz, mevcut varlıkların çok düzgün bir şekilde analiz edilmesi, BT (Bilişim Teknolojisi) envanteri oluşturulması gerekli. Daha sonra şirketin ne yapmak istediği analiz edilip sonrasında da projenin uygulanması aşaması gelir. Kullanıcı, dış kaynak sağlayan şirket ile bir servis seviyesi anlaşması yapar ve projeyi her aşamada izlerse hiç sorun yaşanmaz.

  Stratejik planlama dışında her şey: Kendi temel faaliyet alanı için çok kritik uygulamalar dışında her şey outsorce edilebilir. Bunların neler olacağına da Şirket karar verir.
  Hiçbir dış kaynak projesinin amacı bir gruptaki insanları elimine etmek değildir. Sadece o grubu daha etkin, daha verimli hale getirip maliyetleri düşürmek söz konusu.

  Geleceğin öngörüleri, hiçbir kurumda ayrı bir bilgi işlem departmanı olmayacağı yönünde. Onun yerine işi bilen stratejik bilgi işlemciler olacak. Yani teknolojiyi o işin ihtiyaçları doğrultusunda kullanmayı bilen, neleri yapması, nerelerde hangi teknolojilerin kullanılması gerektiğini bilen ve bunu işle ilişkilendiren insanlar olacak. Sistemlerin kurulması, üzerindeki uyarlamanın yapılması, servis, bakım, yönetim işlemleri dış kaynak kullanım hizmeti veren şirketler tarafından üstlenilecek. Yani tek tek kurumların bilişim yatırımları yapması yerine tek kaynaktan dağıtık ve tüm gereksinimlere yanıt veren hizmet merkezleri olacak.
  Uzaktan masa üstü yönetimi, network ve sistem yönetimi, güvenlik, hosting, ASP(Uygulama Servis Sağlayıcılğı) ise en yaygın segmentler..

  Dış Kaynak kullanımını teşvik eden başlıca faktörler:
• Teknolojiyi hızlı takip etme, elinde atıl teknoloji parkı tutmama isteği

• Satın alınan ürünlerin önceden hesap edilemeyen sahip olma/kullanma maliyetleriyle karşılaşmak yerine herşeyi kapsayan yıllık standart bir kontrat ile BT'ye ilişkin harcama kalemlerini fiksleme isteği

• Teknoloji platformlarının çeşitlenmesi ve kesişim kümelerinin artmasıyla birlikte kompleks hale gelen sistem yönetimi ve sistem güvenliği için gerekli uzman insan kaynağı ihtiyacı

• Kaynakları ana faaliyet alanına odaklı tutma isteği

• Değişen organizasyonun yapısına hızlı uyum sağlayacak, yapıyla birlikte büyüyüp küçülme ve esneme yeteneğine sahip bir BT yapısı ihtiyacı

• Sabit maliyetleri değişken maliyetlere dönüştürme: 'Kullandıkça öde' tarzı bir anlaşmayla şirketler ihtiyaç duydukları oranda BT kaynaklarına erişebiliyor, ihtiyaçların artması veya azalması durumunda esneklik kazanıyorlar.

• Kalite artışı: Bir kurumun BT destek ve hizmetlerini konunun uzmanı bir şirketten temin etmesi, kendilerine garanti edilen kalite seviyesinde hizmet almalarını ve ilgili süreçlerin en iyi şekilde gerçekleştirilmesini sağlıyor.

• Büyük hacimli BT altyapı çözümlerini tasarlamak, değiştirmek, bütünleştirmek, faaliyete geçirmek ve geliştirmek isteyen kurumlar için ideal bir çözüm.

Başarılı bir dış kaynak kullanımı için sırlar: • İyi ve tüm ayrıntılarıyla planlanmış bir hizmet anlaşması yapmak. Kurum ve servis sağlayıcı olarak karşılıklı sorumlulukların net bir şekilde tarif edilmesi. • Bir B planı hazırlamak. Çeşitli senaryolara yer vermek. • Dış kaynak konusunda uzman ve güvenilir iş ortağı seçmek. • Dış kaynak projelerine bir süreç olarak yaklaşmak. • Süreklilik ve tecrübe

...Şirketler büyüdükçe ve faaliyet alanları fazlalaştıkça idare etmesi zorlaşıyor. Yapılan işlerin çeşidi artınca, uzman bilgiye gereksinim artıyor. Uzman bilgi sürekli olarak bayatladığı için devamlı olarak yenilenmesi gerekiyor. Şirkette o uzman bilgiyi kullanacak yeteri kadar iş yoksa, o uzmanın maliyeti de çok yüksek seviyelere ulaşıyor.
...Coase Kanunu'na göre, şirketler daha çok dış kaynak kullanımına başvurmalı, küçülmeliler.
...yeni ekonomide şirketler; bilgi teknolojileri, imalat ve hatta insan kaynakları işlerini büyük ölçüde dış kaynak kullanımı ile gerçekleştiriyorlar.

                                                                 Şahin Tulga (HP Türkiye Genel Müdürü)

————————————————
  Günümüzde bazı CEO'lar hala outsourcing'i bazı önemsiz iş yükünü ve masrafları azaltmak için bir enstruman olarak kullansalarda bir çoğu çok daha sofistike bir yaklaşım kullanıyor. ...Tasarruftan da öte, şirketler daha rekabetçi yeteneklere sahip oluyor, servis seviyelerini ilerletiyor ve değişen iş ihtiyaçlarına cevap verme kapasite ve süratlerini geliştiriyorlar.

  Büyük boy şirketlerin sahip oldukları yeterlilikte teknolojik altyapıları ellerinde tutmak da, bu altyapıyı işletecek elemanları sürekli kadroda bulundurmak da orta ve küçük boy şirketler için karşılanması güç maliyetlerdir. Bu nedenle giderek daha fazla KOBİ'nin outsourcing olanaklarından yararlandığını gözlemliyoruz.
  Ancak Türkiye'de dış kaynak servisi sunacak şirketlerin önünde aşılması gereken bazı engeller vardır. Kullanıcı bilincinin oluşturulması kadar servis şirketlerinin kendi iç yapılarında da bu kültürü oluşturmaları gereklidir.

  Her geçen gün gelişen ve karmaşıklaşan bilgi ve iletişim teknolojileri, şirketler için kestirilemeyen maliyetleri, süregelen eğitim ihtiyaçlarını, geliştirilmesi ve uygulanması gereken yönetim süreçlerini, kalite eksikliği ve kullanıcı memnuniyetsizliğini beraberinde getiriyor.
  Bu ihtiyaçlar doğrultusunda şirketler, bilgi ve iletişim hizmetlerini, konusunda uzman bir kuruluştan, sağlam ve sağlıklı bir anlaşma ile sağlayarak, günümüz rekabet koşullarında güçlü bir konuma gelmelidirler.

  Yaşanan sorunlar:
• Şirketlerin, dış kaynak kullanımını kapsamına almayı planladıkları alanlarda çalışanların direnç göstermesi

• Şirketlerin yeterli bilgiye sahip olmamaları ve bu doğrultuda oluşturdukları şartnameleri, şirket ihtiyaçlarını doğru ve yeterli bir biçimde yansıtmayacak şekilde hazırlamaları

• Toplam sahip olma maliyeti anlayışı içerisinde, dolaylı maliyetlerin göz ardı ediliyor olması

• Hizmet sağlayıcı şirket açısından, ekonomide yaşanan finansal belirsizliğin, anlaşmalardaki risk unsurunu artırması

  Yapılan bir araştırmada, yöneticilerin %48'lik bir bölümünün operasyonel kontrolü kaybetmekten, %19'unun organizasyonel kültür farklılıklarının çıkmasından, %14'ünün maliyet artışından, %11'inin uzun dönemde outsource edilecek şirkete duyulabilecek zorunlu bağımlılıktan ve %6'sının da azalan satıcı ilişkilerinden çekindiği ortaya çıkıyor.

İşi uzmanına yaptırın    Eğer bir işi yapmanız size farklılık yaratmıyorsa veya o farklılığın bir stratejik avantajı yoksa o zaman bu işi dışarıdaki bir şirkete yaptırmanız daha doğru. Her şirket için konuları ayrı ayrı düşünmek gerek. Müşteriye, ' Bilişim hizmetlerinde hangi konular size stratejik avantaj sağlıyor?' sorusu yöneltilmeli ve alınan cevaba göre çalışmalar başlatılmalıdır.   Şirketler için stratejik avantajlar zaman içinde bir değişime uğrayabiliyor. Örneğin, bundan 4-5 yıl önce Internet'te satış yapmak için uygulama geliştirmek bir şirketin farklılaşmasına ve o şirketin rakiplerinin arasından sıyrılmasına neden olabilirdi. Bu gün böyle değil. Bu konuda bir çok hazır çözüm var ve bu konu bir avantaj olmaktan çıkmış durumda. İşte böyle durumlarda da dış kaynak kullanımına gidilebilir.

  Şirketlerin bilişim teknolojileri sistemlerinin bir bölümünün ya da tamamının hizmet olarak satın alınması, o şirkete yüksek performans, güvenilir hizmet süresi, verimlilik ve maliyet düşüşü olarak geri dönüyor.

(*) BTvizyon ve hepbizz dergileri.

    Bilgi Birikim Sistemleri, bu düşünceleri temel alan bir anlayışla Help Desk, Proje Bazlı ve Firmaya Özel olmak üzere Outsourcing (Dış Kaynak Kullanımı) ihtiyaçlarınıza uzman kadrosuyla servis vermektedir..