Belge ve Bilgi Yönetiminin Şirket ve Kurumlar için Önemi...
- Belge ve bilgi yönetimi şirketlere ve kurumlara ne gibi faydalar, avantajlar, katma değerler getiriyor?
Belge ve bilgi yönetimi şirketlere en önce verimlilik artışı sağlıyor. Bu uygulamalar sayesinde şirketler bürokrasiyi azaltıyorlar ve süreçlerdeki hız inanılmaz artıyor. Aynı sürecin tek bir belgenin içinde takip edilmesi sağlanabiliyor ve bu sayede mükerrer belge üretimi önleniyor. Süreçleri fazla ve karmaşık olan şirketler yine bu uygulamalar sayesinde ürettikleri bilgi ve belgeyi en optimum sayıda tutabiliyor, böylece hem bu belgeleri saklamak için gereken arşiv alanlarını en aza indirebiliyorlar, hem de bunları yönetmek ve dağıtımını yapmak için gereken insan kaynağını azaltıyorlar. Bilginin hızlıca ve en doğru şekilde ihtiyaç duyan kişiye servis edilmesi de bir başka önemli fayda oluyor. Sonuçta, doğru uygulamalarla belge ve bilgi yönetimi yapabilen kurumlar kağıtsız ofis ortamı yaratmış oluyorlar ve hem işlerindeki verimlilik artışıyla hem de maliyet indirimi sağlayarak kazançlarını artırıyorlar.
- Finans sektörü bilgi ve belge yönetimi öncü alan olarak görülüyor. Bu sektörü hangi endüstriler takip ediyor? Hangi sektörler bu sistemleri ne derece etkin ve verimli ne kadar kullanıyor? Sektörlere yönelik önerileriniz nelerdir?
Bizim tecrübelerimize göre ilaç sektörü finans sektörünü bu alanda yakınen takip ediyor. İlaç sektörü doğrudan insan yaşamını ilgilendiren bir alanda üretim yaptığı için, bu sektörün her süreci büyük bir titizlikle gerçekleştirmesi gerekiyor. Bu sektör çalışmalarındaki kaliteyi artırmaya yönelik çok ciddi kalite standartları var. Dolayısıyla bilgi ve belgenin saklanması, doğru ve hızlı şekilde servis edilmesi çok önemli oluyor. Bu nedenlerle ilaç sektörünü hemen söyleyebiliriz. Otomotiv sektörünü de belirtmemiz gerekir. Bu sektör de oldukça karmaşık süreçlerde üretim yapıyor ve belge-bilgi yönetimi uygulamalarını oldukça etkin kullanıyor. Ve tabii kamu sektörlerini muhakkak belirtmemiz gerekir. Bugün hemen hemen bütün bakanlıklar ve bu bakanlıklara bağlı birçok kamu kurumu, belediyeler, belediye iştiraki olan şirketler genel ifadeyle e-devlet uygulamaları diyebileceğimiz bir çok uygulamayı hem kendi işleri için kullanıyorlar; hem de toplumun kullanımına sunuyorlar.
- Belge ve bilgi yönetiminde en yeni ve en son eğilimler nelerdir? Yasal düzenlemeler bilgi ve belge yönetimini nasıl etkiliyor? Bilgi ve belge yönetimine dair gelecek öngörülerinizi alabilir miyiz?
Son iki yıldır belge-bilgi yönetimi alanında en göze çarpan gelişme, şirketlerin ve kurumların bilgiyi diğer paydaşlarıyla elektronik ortamda paylaşmaya dönük uygulamalara yönelmesi oldu. Daha önceki yıllarda belge-bilgi yönetimi, kurumun kendi iç işleyişini verimli kılmak, geliştirmek amacıyla yapılan uygulamalarla sınırlı kalmaktaydı. Son yıllarda ise artık şirketler özellikle internet kullanımın daha da gelişmesi sonucu, bilgiyi hem müşterileriyle, hem de tedarikçileriyle daha hızlı paylaşabileceği ortamlar oluşturmaya çalışıyorlar. Portal projeleri bu nedenle bir hayli artmış durumda. Tabii iş dünyasında belge-bilgi yönetimini gerçekleştiren uygulamalar arttıkça, elektronik ortam özellikle de internet ortamı bu uygulamaların oturduğu ortam olunca yasal düzenlemeler de arkasından geliyor. Bildiğimiz gibi Elektronik İmza Yasası yürürlüğe gireli epey bir zaman oldu. Şimdi TBMM'nde görüşülen Ticaret Kanunu içinde elektronik ortamda yürütülen görüşmelerin, haberleşmelerin belge sayılmasına yönelik çalışmalar var. Bugün Avrupa'da birçok ülkede e-mail haberleşmesi ticari anlaşma ya da anlaşmazlık süreçlerinde yasal belge olarak kabul ediliyor. Türkiye'de de bu uygulamaların yasal hale getirilmesi için çalışılıyor. Tabii böylesi bir yasal düzenleme, kurumların elektronik posta altyapılarını da yeni baştan düzenlemelerini gerektirecek. Bana göre çok uzun olmayan bir süre sonra, iş yaşamının önemli bir kısmı tamamen internet ortamına taşınacak ve bu gelişme belge-bilgi yönetimini, belge ve bilgi güvenliğini çok önemli hale getirecek.
- Şirketlerin ve kurumların yaptığı bilgi ve belge yönetimi yatırımlarında yaşadığı başlıca sıkıntılar, zorluklar neler oluyor? Bu sıkıntılar sizce hangi nedenlerden kaynaklanıyor, şirketler yeni yatırımlarda uyum sürecini hızlandırmak için sizce neler yapmalılar?
En başta gelen zorluk, kurumun o güne kadar geliştirdiği alışkanlıkların yarattığı direnç oluyor. Çünkü yıllarca kağıt ve kalemle iş yapmaya alışmış olan kişiler, bilgisayarda açılan bir pencerede bir butona tık ederek o işini yürüyeceğine önce inanmıyor. Daha sonra ise, kendi öneminin azalacağı düşüncesine kapılıyor. Bu psikolojik direnç, belge-bilgi yönetimini elektronik ortama taşımaya çalışan kurumların karşısına çıkan en önemli engel oluyor. Eğer bu soruya bundan 3-4 yıl önce cevap vermem gerekseydi, ikinci sıraya maliyet unsurunu koymam gerekirdi. Gerçekten de 3-4 yıl önce bu tür projeler oldukça yüksek bütçeler gerektiriyordu. Ama artık günümüzde böyle değil. Teknoloji geliştikçe, bu alanda da çözüm üreten firmaların sayısı arttı. Dolayısıyla çözümlere sahip olma maliyetleri de düştü. Şirketlerin bu alanda yatırım yaparken en önce düşünmeleri gereken nokta, bu uygulamaların kullanılmasının farklı bir kurum kültürü getireceğidir. Dolayısıyla şirket çalışanlarının buna hazırlanması çok önemli bir ihtiyaç olmaktadır. Biraz önce bahsettiğim psikolojik direnci ortadan kaldıracak etkinlik de bu hazırlık sürecidir. Belge-bilgi yönetiminin etkin bir şekilde yapılmasının, şirket çalışanlarının da işlerini daha iyi, daha hızlı yapmaları anlamına geldiği çok iyi anlatılmalıdır. Bu alanda çözüm sağlayan firmalar olarak bizler, bu projeleri müşterilerimize anlatırken, daha önce yaptığımız projelerden örnekler veriyoruz. Bu projelerde sağladığımız faydaları son derece net hesaplamalarla anlatıyoruz. Ve günün sonunda bu projenin şirkete sağladığı maliyet avantajını gösteriyoruz. Bu anlatım daha proje kararı alınmadan, bizimle o toplantıya katılan şirket yönetici ve çalışanlarını olumlu yönde etkiliyor ve aslında projeye hazırlıyor. Biz benzer anlatımların bu projelere hazırlanan şirketlerin kendi içlerinde de yapılmasını öneriyoruz.
Belge ve bilgi yönetimi şirketlere en önce verimlilik artışı sağlıyor. Bu uygulamalar sayesinde şirketler bürokrasiyi azaltıyorlar ve süreçlerdeki hız inanılmaz artıyor. Aynı sürecin tek bir belgenin içinde takip edilmesi sağlanabiliyor ve bu sayede mükerrer belge üretimi önleniyor. Süreçleri fazla ve karmaşık olan şirketler yine bu uygulamalar sayesinde ürettikleri bilgi ve belgeyi en optimum sayıda tutabiliyor, böylece hem bu belgeleri saklamak için gereken arşiv alanlarını en aza indirebiliyorlar, hem de bunları yönetmek ve dağıtımını yapmak için gereken insan kaynağını azaltıyorlar. Bilginin hızlıca ve en doğru şekilde ihtiyaç duyan kişiye servis edilmesi de bir başka önemli fayda oluyor. Sonuçta, doğru uygulamalarla belge ve bilgi yönetimi yapabilen kurumlar kağıtsız ofis ortamı yaratmış oluyorlar ve hem işlerindeki verimlilik artışıyla hem de maliyet indirimi sağlayarak kazançlarını artırıyorlar. 
Son iki yıldır belge-bilgi yönetimi alanında en göze çarpan gelişme, şirketlerin ve kurumların bilgiyi diğer paydaşlarıyla elektronik ortamda paylaşmaya dönük uygulamalara yönelmesi oldu. Daha önceki yıllarda belge-bilgi yönetimi, kurumun kendi iç işleyişini verimli kılmak, geliştirmek amacıyla yapılan uygulamalarla sınırlı kalmaktaydı. Son yıllarda ise artık şirketler özellikle internet kullanımın daha da gelişmesi sonucu, bilgiyi hem müşterileriyle, hem de tedarikçileriyle daha hızlı paylaşabileceği ortamlar oluşturmaya çalışıyorlar. Portal projeleri bu nedenle bir hayli artmış durumda. Tabii iş dünyasında belge-bilgi yönetimini gerçekleştiren uygulamalar arttıkça, elektronik ortam özellikle de internet ortamı bu uygulamaların oturduğu ortam olunca yasal düzenlemeler de arkasından geliyor. Bildiğimiz gibi Elektronik İmza Yasası yürürlüğe gireli epey bir zaman oldu. Şimdi TBMM'nde görüşülen Ticaret Kanunu içinde elektronik ortamda yürütülen görüşmelerin, haberleşmelerin belge sayılmasına yönelik çalışmalar var. Bugün Avrupa'da birçok ülkede e-mail haberleşmesi ticari anlaşma ya da anlaşmazlık süreçlerinde yasal belge olarak kabul ediliyor. Türkiye'de de bu uygulamaların yasal hale getirilmesi için çalışılıyor. Tabii böylesi bir yasal düzenleme, kurumların elektronik posta altyapılarını da yeni baştan düzenlemelerini gerektirecek. Bana göre çok uzun olmayan bir süre sonra, iş yaşamının önemli bir kısmı tamamen internet ortamına taşınacak ve bu gelişme belge-bilgi yönetimini, belge ve bilgi güvenliğini çok önemli hale getirecek.