CoMex Kurumsal Sözleşme Yönetimi
Sözleşmelerinizi dijital ortamda merkezi olarak yönetin, süreçleri hızlandırın ve sözleşme yaşam döngüsünü uçtan uca kontrol altına alın.
Kurumlarda her gün oluşturulan, imzalanan, güncellenen ve arşivlenen sözleşmeler; farklı departmanlar, kullanıcılar ve iş süreçleri arasında yönetilmesi gereken önemli kurumsal varlıklardır. Sözleşmelerin dağınık ortamlarda tutulması; bilgiye erişimi zorlaştırırken, onay süreçlerinin uzamasına, kritik tarihlerin kaçırılmasına ve operasyonel risklerin artmasına neden olabilir.
CoMex (Contract Management Extra) Kurumsal Sözleşme Yönetimi, sözleşmelerin oluşturulmasından arşivlenmesine, imza ve onay süreçlerinden takibine kadar tüm sözleşme yaşam döngüsünün dijital ortamda merkezi olarak yönetilmesini sağlar. CoMex ile kurumlar sözleşmelerini güvenli ve düzenli bir yapıda yönetirken, sözleşme süreçlerini standartlaştırabilir, operasyonel verimliliği artırabilir ve kurumsal bilgiye hızlı erişim sağlayabilir.
CoMex Nedir?
CoMex, kurumların sözleşme süreçlerini merkezi ve dijital bir platform üzerinden yönetmesini sağlayan kurumsal sözleşme yönetimi çözümüdür.
Kurum içerisinde farklı birimlerde bulunan sözleşmelerin tek bir sistem üzerinden yönetilmesine olanak sağlayan CoMex; sözleşmelerin oluşturulması, saklanması, sınıflandırılması, aranması, imza ve onay süreçlerinin yürütülmesi ve sözleşme bilgilerinin takip edilmesi gibi ihtiyaçları bütünleşik bir yapı içerisinde ele alır.
CoMex sayesinde sözleşme yönetimi yalnızca dokümanların saklandığı bir arşiv olmaktan çıkar; iş süreçleriyle bütünleşen, izlenebilir ve yönetilebilir bir kurumsal süreç haline gelir.
CoMex ile;
-
Sözleşmeler merkezi olarak yönetilebilir.
-
Sözleşme dokümanları ve ilgili içerikler güvenli biçimde arşivlenebilir.
-
İmza ve onay süreçleri dijital olarak yürütülebilir.
-
Sözleşmelere ilişkin iş akışları standartlaştırılabilir.
-
Sözleşme süreleri ve kritik tarihler takip edilebilir.
-
Yetkili kullanıcıların ihtiyaç duyduğu sözleşmelere hızlı şekilde ulaşması sağlanabilir.
-
Kurumsal içerik yönetimi altyapılarıyla entegrasyon kurulabilir.
Dijital Sözleşme Yönetimi
Geleneksel sözleşme yönetiminde e-posta, dosya sunucuları, kişisel bilgisayarlar ve fiziksel arşivler gibi farklı ortamlarda tutulan dokümanlar; sözleşme bilgilerinin bütünlüğünü ve erişilebilirliğini olumsuz etkileyebilir.
CoMex, sözleşme yönetim süreçlerini dijital ortama taşıyarak sözleşmelerin yaşam döngüsünün merkezi olarak yönetilmesini sağlar.
Sözleşmelerin sisteme alınmasından ilgili birimlere yönlendirilmesine, onay süreçlerinden imzalanmasına ve arşivlenmesine kadar gerçekleştirilen işlemler belirlenen kurallar doğrultusunda yönetilebilir. Bu yapı, sözleşme süreçlerinde standartlaşma sağlayarak manuel operasyonların azaltılmasına ve kullanıcıların sözleşme yönetimine daha hızlı ve kontrollü şekilde erişmesine yardımcı olur.
Sözleşme Arşivleme ve Doküman Yönetimi
Kurumların sahip olduğu sözleşme sayısı arttıkça, sözleşmelerin düzenli biçimde sınıflandırılması ve ihtiyaç duyulduğunda hızlı şekilde bulunabilmesi kritik hale gelir.
CoMex, sözleşme dokümanlarının ve sözleşmelere ilişkin bilgilerin merkezi bir yapıda yönetilmesini sağlar.
Sözleşmeler; ilgili müşteri, tedarikçi, kurum, departman, sözleşme türü veya tanımlanan diğer kriterler doğrultusunda sınıflandırılabilir. Böylece sözleşme dokümanlarının farklı ortamlarda dağınık olarak tutulmasının önüne geçilerek kurumsal sözleşme arşivinin daha düzenli bir yapıya kavuşması sağlanır. Merkezi doküman yönetimi sayesinde yetkili kullanıcılar ihtiyaç duydukları sözleşme ve ilgili içeriklere daha hızlı ulaşabilir.
Sözleşme İmza ve Onay Süreçleri
Sözleşmelerin imzalanması ve onaylanması, birçok kurumda birden fazla departman ve kullanıcının dahil olduğu süreçlerdir.
CoMex, sözleşmelerin tanımlanan onay ve imza süreçleri üzerinden ilgili kullanıcılara yönlendirilmesini sağlayarak süreçlerin dijital ortamda takip edilmesine yardımcı olur.
Sözleşmenin hangi aşamada olduğu, ilgili işlemin kim tarafından gerçekleştirileceği ve sürecin hangi noktada bulunduğu merkezi olarak takip edilebilir. Bu sayede e-posta ve manuel takip yöntemlerine olan bağımlılık azaltılırken, sözleşme onay süreçlerinin daha düzenli ve izlenebilir şekilde yürütülmesi sağlanır.
Sözleşme İş Akışlarının Yönetimi
Her kurumun sözleşme süreçleri; departman yapısına, sözleşme türüne ve kurumun iş kurallarına göre farklılık gösterebilir.
CoMex, farklı sözleşme süreçlerinin tanımlanan iş akışları doğrultusunda yönetilmesine olanak sağlar.
Sözleşmenin ilgili birimlere iletilmesi, kontrol edilmesi, onaylanması, imza aşamasına gönderilmesi ve tamamlanarak arşivlenmesi gibi adımlar belirlenen süreçler üzerinden yürütülebilir.
İş akışlarının dijital ortamda yönetilmesi;
-
Manuel süreçlerin azaltılmasına,
-
Süreçlerin standartlaştırılmasına,
-
Sorumlulukların netleştirilmesine,
-
Süreç durumunun izlenebilmesine,
-
Sözleşme operasyonlarının daha verimli yürütülmesine
katkı sağlar.
Sözleşme Takibi ve Arama
Kurumların sahip olduğu sözleşme sayısının artmasıyla birlikte doğru sözleşmeye ve ilgili bilgiye kısa sürede ulaşabilmek önemli bir operasyonel gereksinim haline gelir.
CoMex, sözleşmelerin ve sözleşme bilgilerinin tanımlanan kriterler üzerinden aranmasını ve takip edilmesini sağlar.
Kullanıcılar yetkileri doğrultusunda ihtiyaç duydukları sözleşmelere ve ilgili dokümanlara merkezi sistem üzerinden ulaşabilir. Sözleşmelerin başlangıç ve bitiş tarihleri, ilgili taraflar, sözleşme türleri ve kurum tarafından tanımlanan diğer bilgiler üzerinden takip edilmesi; sözleşme yaşam döngüsünün daha etkin yönetilmesine yardımcı olur. Böylece kritik sözleşme bilgilerinin farklı dosyalarda veya kişisel arşivlerde aranması yerine, merkezi bir sistem üzerinden yönetilmesi sağlanır.
Kurumsal İçerik Yönetimi ile Entegrasyon
Sözleşmeler, kurumların sahip olduğu diğer kurumsal içeriklerden bağımsız değildir. Sözleşmelere ilişkin dokümanlar, kayıtlar ve içerikler çoğu zaman kurumun genel içerik yönetimi süreçleriyle birlikte değerlendirilmelidir.
CoMex, kurumsal içerik yönetimi altyapılarıyla entegre çalışarak sözleşme bilgilerinin kurumun mevcut dijital içerik ekosistemi içerisinde yönetilmesine olanak sağlar.
Bu entegrasyon yaklaşımı sayesinde sözleşme dokümanları ve ilişkili kurumsal içerikler arasında bağlantı kurulabilir ve sözleşme yönetim süreçleri kurumun mevcut dijital iş süreçleriyle bütünleştirilebilir. Böylece CoMex, yalnızca sözleşmelerin saklandığı bir sistem olarak değil, kurumsal içerik ve iş süreçlerinin bir parçası olarak çalışan bütünleşik bir sözleşme yönetimi çözümü olarak konumlandırılabilir.
CoMex ile Sözleşme Yönetimini Dijitalleştirin
Sözleşmelerinizi farklı ortamlarda takip etmek yerine, sözleşme yaşam döngüsünü merkezi ve dijital bir yapı üzerinden yönetin.
CoMex Kurumsal Sözleşme Yönetimi ile sözleşme arşivleme, doküman yönetimi, imza ve onay süreçleri, iş akışları ve sözleşme takibini tek bir çözüm üzerinden yöneterek kurumunuzun sözleşme operasyonlarını daha kontrollü, izlenebilir ve verimli hale getirin.
BBS'nin kurumsal yazılım ve entegrasyon deneyiminden yararlanarak CoMex'i mevcut BT altyapınız ve iş süreçlerinizle birlikte değerlendirin.