Enerjisa'nın BBS ile IBM ECM Projesi

Türkiye'deki düzinelerce santralin bakım ve yapılandırma çalışmalarının düzgün işleyişini sürekli sağlamak için EnerjiSA kurumsal içerik yönetimine yeni bir yaklaşım getirdi. Yeni keşfedilen görünürlük teknolojisi, mühendislik ve varlık verilerinin daha sıkı kontrolü ile son kullanıcıya enerjinin sürekli akışını sağlamak için ekipler daha verimli çalışması sağlandı.
 

Mühendislik ve varlık datalarına kolay ulaşım olmadan, EnerjiSA güç santrallerindeki yapılandırma ve bakım işlemlerinin yönetiminde; enerji tedariğinin kesintiye uğraması riski ve mevzuatlarla ilgili cezalar ile karşılaşılması gibi zorluklarla karşılaşılmaktadır.
 

EnerjiSA, IBM İş Ortağı BBS ile birlikte ekiplerin şirket genelinde veriyle çalışma biçimini değiştirmiş, güçlü bir içerik yönetim platformu kurmuş ve bunu temel SAP uygulamalarına entegre etmiştir.
 

İmkan Sağlar: Sürekli enerji arzını sağlamak için bakım ve yapılandırma işlemlerinin optimizasyonunu sağlar.

 

Destek olur: Daha kolay içerik erişimi sayesinde ekiplerin daha üretken çalışmasına destek olur.

 

Temin eder: Cezalardan kaçınmaya yardımcı, Mevzuat gerekliliklerine ispatlayana tam denetim raporu.

 

Işıkları Açık Tutmak

 

Biri Ankara'da evinin ışığını açtığında veya İstanbul'daki ofisinde bilgisayarını açtığında o elektrik çok büyük ihtimalle Türk elektrik endüstrisinin öncü ve lider şirketi EnerjiSA tarafından sağlanmaktadır.

 

Günlük işleri çok daha hızlı ve verimli şekilde planlayabiliyoruz. Böylelikle güç santrallerinin 24 saat boyunca güvenli ve verimli çalışmalarını sağlayabiliyoruz.

 

—Aylin Özdemir, Kurumsal Çözümler Müdürü, EnerjiSA

 

Kuruluş, kendi elektrik kaynağını oluşturmak için ülke çapında 19 adet güç santrali çalıştırmaktadır. EnerjiSA, bu santrallerdeki günlük işlerin yönetilmesi için uzun süredir güvendiği ve içerisinde SAP Santral Bakım modülünün de bulunduğu SAP ERP uygulamaları süiti kullanmaktadır. Özellikle inşaat ve bakım söz konusu olduğunda yapılan işi desteklemek için ekiplerin; mühendislik planları, inşaat çizimleri, envanter listesi, varlık bakım programları gibi bir çok sayıda dokümanı incelemesi gerekmektedir. EnerjiSA Kurumsal Çözümler Müdürü Aylin Özdemir; “Enerji santrallerimizde inşaat ve bakım operasyonlarını planlamak için içerik yönetimi kritik bir role sahiptir. Örneğin yeni bir santral inşa ederken çok farklı ortaklar ile birlikte çalışmakta ve son tasarım tamamlanana kadar çok sayıda versiyona sahip mühendislik planları ile çalışabilmekteyiz.”

 

“Örneğin yeni bir bina inşaatı veya tamir süreci söz konusu olduğunda Aylar hatta yıllar öncesindeki dokümandan yararlanmamız gerekmektedir, bu nedenle dokümanlar üzerinde sıkı bir kontrole sahip olmak ve kolay ulaşılabilir kılmak bizim için çok yüksek bir öneme sahiptir. Yine benzer olarak; santral tetkiki sırasında bazı yapıların kurallara uymadığı tespit edildiğinde kuşbakışı görüntülere ulaşabileceğimiz final planlardan yararlanmamız gerekmektedir, eğer bu planların düzgün sınıflandırılmamış birçok versiyonu bulunuyorsa burada işler zorlaşacaktır. Eğer gerekli doküman temin edilemezse kaçınmayı tercih ettiğimiz denetim cezaları ile karşılaşabiliriz.”

 

Bundan öncesinde, EnerjiSA, proje dokümanlarını takip ederken yıllar boyunca sürekli büyüyen ve karmaşıklaşan elektronik dosyalama sistemleri ile çalışmıştır. İçeriğin birçok veri havuzuna dağılması ile çalışanların aradıkları dokümanlara ulaşması zaman ve emek gerektirmekte ve datalar sıklıkla arada kaynayabilmekteydi. Firmada, hatta aynı dokümanın birkaç farklı versiyonunu kayıt etme konusunda standart bir yaklaşım bulunmamaktaydı ki bu nedenle değişikliklerin takibi mümkün olmamakta ve yanlış dokümana göre çalışma riski oluşmaktaydı.

 

EnerjiSA, bu veri yığını ile çalışırken daha kalıcı bir çalışma şekline ihtiyaç duyduğunu fark etmiş ve kurumsal çaptaki içeriğinin daha sağlam temellere oturmasını sağlayan bir yapı oluşturmak için çalışma başlatmıştır.

 

IBM ECM aradığımız herşeyi tek bir paket ile bize sundu. IBM, çok zengin bir aralıkta fonksiyonellik, esneklik ve SAP da dahil diğer uygulamalara kolay entegrasyon çözümleri sunmuştur.

 

—Hale Dikici, Kurumsal Uygulama Geliştirme, EnerjiSA

 

İçerik Yönetiminde Yeni Yaklaşımı Devreye Alma

 

Uzun ve geniş bir seçim süreci ardından, EnerjiSA, dokümanlarının ilk kayıttan dosyalama yönetimine kadar geçen sürecinin sıkı bir kontrolle takip edilebilmesi için IBM Kurumsal İçerik Yönetimi (ECM) Süitini tercih etmiştir.

 

EnerjiSA Kurumsal Uygulama Geliştirme Bölümünde çalışan Hale Dikici “Bütün ihtiyaçlarımızı karşılayan tek bir platform kurmak istedik ve IBM ECM aradığımız her şeyi tek bir paket içerisinde sundu. IBM, çok zengin bir aralıkta fonksiyonellik, esneklik ve SAP da dahil diğer uygulamalara kolay entegrasyon çözümleri sundu. Dokümanların yönetiminde kısa vadeli ihtiyaçlarımızı karşılayabilecek ve nihayetinde tüm işletme genelinde içerik yönetimi için ideal bir temel oluşturmamızı sağlayacak olan en doğru adreste olduğumuzu hissettik.” şeklinde açıkladı.

 

EnerjiSA, ECM çözümlerinin başarılı bir şekilde kurulumuna rehberlik sağlanması için IBM Gold İş Ortağı, Bilgi Birikim Sistemleri (BBS) ile çalışmaya başladı.

 

Hale Dikici, “Ele alınması gereken gerçekten büyük bir oranda içerik, entegre edilmesi gereken bir çok sayıda sistem bulunduğundan bu işlem ele alınması karışık bir süreçti ve sadece birkaç ay içerisinde tamamlamamız gerekiyordu. BBS,  bu zorlu göreve başladı, açık ve her zaman yardım etmeye hazır bir şekilde bir hizmet sundu. ECM konusunda uzman bir ekibe sahip BBS'nin, bize düzgün işleyen sorunsuz bir kurulum gerçekleştireceklerine inandık. BBS ile iyi bir ortaklık kurduk ve destekleri, başarımızdaki anahtar oldu.” şeklinde devam etti.

 

EnerjiSA, BBS ile birlikte çalışarak sadece iki ay içinde yeni bir içerik yönetim platformunu enerji üretimi alanına taşıdı. Şirket yedi enerji santralinden IBM platformuna 25.000 belge çekti ve 2017 yılının sonuna kadar geriye kalan 12 tesisten 40.000 belge eklemeyi planlıyor.

 

İlk adım olarak, EnerjiSA, inşaat ve bakımla ilgili belgelerini almak ve sınıflandırmak için IBM® Datacap'ı kullanmıştır; bu sistem şirketin temel kurumsal kaynak planlama sistemi olan SAP ERP gibi uygulamalarda bulunan elektronik dosyalardan anahtar bilgileri ayıkladı. EnerjiSA, dijital belgelerini kategorize etmek için 22 ana sınıf ve 114 alt sınıf kurdu; böylece aramak ve almak kolaylaşmıştır.

 

Yeni zenginleştirilmiş elektronik içeriğin tamamı, şirketin yeni doküman yönetim sisteminin çekirdeğini oluşturan IBM FileNet® Content Manager'da saklanmaktadır. FileNet® Content Manager, izinler, mühendislik çizimleri, prosedürleri ve bakım çizelgeleri de dahil olmak üzere inşaat ve bakım çalışmaları için gerekli tüm belgelere merkezi erişim sağlamaktadır.

 

EnerjiSA, FileNet Content Manager'dan gelen bilgileri SAP ERP uygulamalarıyla entegre etmek için “IBM Content Collector for SAP Applications” yazılımını da sundu. Kullanıcılar doğrudan SAP ortamında, FileNet Content Manager'da tutulan tüm dokümanları arayabilmekte ve yönetebilmektedirler; bu sayede daha üretken çalışma ortamı sağlanmıştır.

 

Son olarak, firma IBM Case Manager yazılımı ile doküman değişikliği ve onay süreçlerinin yönetimi için daha yaratıcı iş akışları oluşturabilmenin avantajına sahip olmuştur.
 

Enerjinin Akışının Sürekli Sağlanması

 

IBM ECM çözümleri, belgeleri depolamak ve kontrol etmek için etkili, güvenilir bir yol sağlar ve EnerjiSA'daki ekipler artık etkili bir şekilde çalışmak için ihtiyaç duydukları bilgiye hızlı bir şekilde erişebilmektedir.

 

Aylin Özdemir, “İnsanların şimdi aradıklarını bulmaları çok daha kolay. Daha önce belgeler birden fazla klasör ve dosya sistemine dağılmıştı. Şimdi, her şey tek bir FileNet Content Manager deposunda tutuluyor ve kullanıcılar, SAP gibi kurumsal uygulamalar içinden bile, saniyeler içinde ihtiyaç duydukları bilgiyi arayabiliyor ve alabiliyor; böylece değerli zamanın ve emeğin tasarrufu sağlanıyor.”

 

“IBM ECM çözümleri doküman yönetiminde yeni bir tutarlılık düzeyi getirdi. Dosyalarımızın tümü düzgün bir şekilde sınıflandırılmış ve dizine eklenmiş halde ve belgelere erişildiğinde veya düzenlendiğinde ve hangi kullanıcılar tarafından kayıt edildiğinin tarihçesini görebiliyoruz. Bu özellik, farklı belge versiyonlarının daha iyi takip edilmesine yardımcı oluyor. Belirli data setleri için tam bir denetim izi sunulabildiğinden denetçilerin bilgi isteklerine cevap vermek çok daha kolaylaşıyor ve böylelikle olası cezası riskleri ortadan kalkmış oluyor.”

 

İçerik için yeni edinilmiş bu görünürlük ve kontrol, EnerjiSA'ya, tüm bilgi varlıklarını maksimum seviyede değerlendirebilme ve enerji üretim hizmetinin sürekli ve sorunsuz çalışması imkanını sunmaktadır.

 

Aylin Özdemir, “Artık ekiplerimiz inşaat, varlık yönetimi ve bakım aktiviteleri için doğru bilgiye zamanında ulaşabilmekte ve böylelikle günlük işlemler çok daha hızlı ve verimli bir şekilde planlanabilmektedir. Sonuç olarak enerji santrallerimizi 24 saat boyunca güvenli ve verimli bir şekilde çalıştırabiliyor ve dağıtım ağımıza güvenilir bir enerji kaynağı sunabiliyoruz. Böylelikle EnerjiSA'nın hizmet ettiği milyonlarca müşterimiz için ışıkları hep açık tutabiliyoruz.”

 

Sabancı Holding ve E.ON'un bir iştiraki olan EnerjiSA, 1996 yılında kurulmuştur. Şirket, üretim, arz, ticaret ve satış olarak dört ana alanda elektrik hizmeti vermektedir. Aynı zamanda bir doğal gaz portföyünü de yönetmektedir. Yaklaşık 3.600 megawatt'lık bir kurulu güç kapasitesine sahip EnerjiSA, dokuz milyon aboneye elektrik sağlamakta ve Türkiye genelindeki 14 ildeki 20 milyon kullanıcısına dağıtım hizmeti vermektedir.

 

IBM ECM çözümleri hakkında daha fazla bilgi edinmek için izin verin size ulaşalım. Yaptığımız işleri tanıtmak ve size de doğru çözümü sunmak isteriz. 

 

Bilgi Birikim Sistemleri (BBS), kurumsal içerik yönetimi, bilgi riskleri ve koruması ve depolama sistemleri konusunda uzmanlaşmış bir BT hizmet ve çözümleri sağlayıcısı ve bir IBM Gold Business Partner'dir.