Okan Üniversitesi'nin Dijital Dönüşümü

Okan Üniversitesi'nin Dijital Dönüşümü: Bilgi Birikim Sistemleri ve HP Teknolojileri ile Bir Başarı Hikayesi

Geleceğe Odaklı Bir Eğitim Vizyonu - Okan Üniversitesi Profili

Günümüzün rekabetçi yükseköğretim ortamında, bir üniversitenin akademik ve idari operasyonlarının başarısı, büyük ölçüde teknolojik altyapısının sağlamlığına ve esnekliğine bağlıdır. Özellikle Okan Üniversitesi gibi misyonunu akademi ile profesyonel dünya arasında bir köprü kurmak üzerine inşa etmiş bir kurum için, modern ve kesintisiz çalışan bir BT altyapısı, sadece bir destek birimi değil, aynı zamanda temel vizyonunu gerçekleştirmesini sağlayan stratejik bir varlıktır.

1999 yılında Okan Kültür, Eğitim ve Spor Vakfı tarafından kurulan ve 2003-2004 akademik yılında eğitime başlayan Okan Üniversitesi, Türkiye'nin en genç ve dinamik eğitim kurumlarından biri olarak öne çıkmaktadır. Üniversite, “İş Yaşamına En Yakın Üniversite” sloganını benimseyerek, öğrencilerini henüz birinci sınıftan itibaren iş dünyasıyla buluşturan özgün “İş Yaşamına Hazırlık Programı” ile fark yaratmaktadır. Bu program, öğrencilere teorik bilgiyi pratik deneyimle birleştirme, sektör profesyonelleriyle tanışma ve mezun olduklarında diplomalarına eklenen iş tecrübesi sertifikalarıyla kariyerlerine bir adım önde başlama fırsatı sunmaktadır.

Üniversitenin teori ile pratiği birleştirme misyonu ve kuruluşundan bu yana gösterdiği hızlı büyüme, teknolojik altyapısı üzerinde önemli talepler oluşturmuştur. Öğrenci otomasyon sistemlerinden kariyer merkezi yönetimine, akademik çalışmalardan idari süreçlere kadar her alanda kusursuz ve hızlı bir BT ortamı, üniversitenin marka vaadini yerine getirebilmesi için kritik bir öneme sahipti. Bu iddialı vizyon ve hızlı genişleme, üniversiteyi stratejik olarak ele alınması gereken önemli teknolojik zorluklarla karşı karşıya bırakmıştır.

Stratejik Zorluk: Büyümeyi Destekleyecek Sağlam Bir Altyapı İhtiyacı

Okan Üniversitesi'nin karşılaştığı zorluklar, basit teknik sorunların ötesinde, kurumun stratejik hedeflerini doğrudan etkileyen bir dizi gerekliliği içeriyordu. BT altyapısındaki herhangi bir zayıflık, üniversitenin öğrencilerine ve iş ortaklarına sunduğu "İş Yaşamına En Yakın Üniversite" vaadini yerine getirme kabiliyetini doğrudan tehdit ediyordu. Bu bağlamda, üniversitenin temel hedefleri, büyümesini sürdürülebilir kılacak ve operasyonel mükemmelliği sağlayacak şekilde belirlenmişti.

Altyapı Stabilitesi ve Güvenilirliği Üniversitenin hızlı büyümesi, mevcut BT altyapısı üzerinde artan bir yük oluşturuyordu. Akademik ve idari faaliyetlerin kesintiye uğramaması için, tüm kritik sistemleri destekleyecek sağlam, stabil ve güvenilir bir temel oluşturmak en öncelikli hedefti. Sistemin istikrarsızlığı, derslerin aksamasına, idari işlerin yavaşlamasına ve genel verimliliğin düşmesine neden olabilirdi.
Veri Yönetiminin Merkezileştirilmesi Farklı birimlerde dağınık halde bulunan veriler, ağ trafiğini artırıyor, güvenlik zafiyetleri yaratıyor ve yedekleme süreçlerini karmaşıklaştırıyordu. Temel amaç, tüm kritik verileri merkezi bir depolama alanında toplayarak ağdaki veri akışını en aza indirmek, veri güvenliğini artırmak ve en önemlisi, yedekleme süreçlerini tek bir noktadan, otomatik olarak yönetilebilir hale getirmekti. Etkin olmayan bir veri yönetimi, bilgiye erişimi yavaşlatabilir ve veri kaybı riskini artırabilirdi.
Operasyonel Verimlilik ve Erişilebilirlik Kullanıcıların sunuculara ve uygulamalara hızlı ve sorunsuz bir şekilde erişmesi, günlük operasyonların verimliliği için hayatiydi. Ayrıca, kampüs genelindeki baskı süreçlerinin basitleştirilmesi ve hızlandırılması gerekiyordu. Fiziksel alandan tasarruf etmek için daha küçük hacimli donanımların kullanılması da, çalışma alanlarını optimize etme hedefinin bir parçasıydı. Bu alanlardaki verimsizlikler, hem çalışanların hem de öğrencilerin zaman kaybetmesine neden oluyordu.

Bu çok yönlü zorlukların üstesinden gelmek, sadece doğru teknolojiyi seçmeyi değil, aynı zamanda kanıtlanmış uzmanlığa sahip bir iş ortağıyla kapsamlı bir strateji geliştirmeyi gerektiriyordu.

Çözüm Mimarisi: Teknoloji ve Uzmanlığın Stratejik Birleşimi

Okan Üniversitesi'nin karşılaştığı zorluklara yanıt olarak geliştirilen çözüm, basit bir donanım satın alımının çok ötesindeydi. Bu süreç, üniversitenin stratejik hedeflerini anlayan ve bu hedeflere ulaşmayı sağlayacak kapsamlı bir BT mimarisinin, uzman bir iş ortaklığı rehberliğinde bilinçli bir şekilde tasarlanmasını içeriyordu. Üniversitenin HP'ye olan güveni, ilk projede tedarik edilen ürünlerin yaklaşık beş yıldır sorunsuz çalışıyor olmasıyla pekişmişti.

Projenin temelini oluşturan stratejik yaklaşım, şu ana prensiplere dayanıyordu:

Tek Noktadan Destek: Tüm ürünler için tek bir sorumlu noktadan destek alarak sistem yönetiminin karmaşıklığını azaltmak ve sorun çözüm süreçlerini hızlandırmak.
Uzman İş Ortaklığı: Projenin her aşamasında doğru çözümlerin uygulanmasını sağlamak için Bilgi Birikim Sistemleri gibi alanında uzman bir iş ortağının deneyiminden faydalanmak.
Otomasyon ve Verimlilik: BT yönetimini mümkün olduğunca otomatize ederek mevcut insan kaynağını daha stratejik ve katma değerli görevlere yönlendirmek.

Bu stratejik yaklaşım doğrultusunda, Okan Üniversitesi'nin ihtiyaçlarını karşılamak üzere aşağıdaki HP teknoloji altyapısı kuruldu:

Sunucu Altyapısı Network yönetimi, yedekleme, güvenlik, web/mail sunucuları, muhasebe ve öğrenci otomasyon sistemi gibi üniversitenin en kritik iş yükleri, HP'nin endüstri standardı sunuculardaki dünya liderliğinden faydalanılarak yüksek performans ve güvenilirlik sunan HP Proliant DL ve ML Serisi sunucular üzerinde konumlandırıldı.
Kullanıcı Sistemleri Akademik ve idari personelin yanı sıra öğrenci laboratuvarlarında, HP'nin sunduğu ince istemci ürünlerindeki çeşitlilikten yararlanılarak dx2390, dx2300, dc7100 ultra-slim masaüstü bilgisayarlar ve t5000 ince istemciler gibi geniş bir yelpazeye yayılan istemci cihazları kullanıldı. Bu çeşitlilik, farklı kullanıcı ihtiyaçlarına en uygun çözümlerin sunulmasını sağladı.
Özelleştirilmiş İhtiyaçlar Özellikle Güzel Sanatlar Fakültesi'nin ihtiyaç duyduğu yüksek performanslı grafik işleme kapasitesi, bu tür iş yükleri için özel olarak tasarlanmış HP Workstation xw6600 iş istasyonları ile karşılandı.
Veri Depolama ve Yedekleme Veri yönetimini merkezileştirmek ve performansı artırmak amacıyla bir Fibre Channel veri depolama ağı kuruldu. Bu yapı, yüksek hacimli verilere hızlı erişim sağlarken, kritik verilerin güvenliği tape otomatik yedekleme ünitesi ile güvence altına alındı.
İş Uygulamaları Entegrasyonu Üniversitenin Kariyer Merkezi'nde öğrenci, mezun ve iş birliği yapılan firma verilerinin takibi için Microsoft Dynamics CRM uygulaması hayata geçirildi. Öğrenci sistemiyle entegre edilen bu platform, internete açık bir web portalı ile desteklenerek öğrencilerin CV oluşturmasına, iş ilanlarına başvurmasına ve firmaların başvuruları yönetmesine olanak tanıdı. Bu entegre platform, üniversitenin “İş Yaşamına En Yakın Üniversite” sloganının dijital bir yansıması haline gelerek, öğrenciler, mezunlar ve iş dünyası arasındaki köprüyü teknolojiyle güçlendirdi.

Bu sağlam ve ihtiyaca özel tasarlanmış mimarinin hayata geçirilmesi, üniversitenin operasyonlarında kısa sürede ölçülebilir ve önemli iyileştirmeler sağladı.

Dönüşümün Sonuçları: Ölçülebilir Faydalar ve Operasyonel Mükemmellik

Bir teknoloji projesinin gerçek başarısı, organizasyonun stratejik hedefleri üzerindeki somut etkileriyle ölçülür. Okan Üniversitesi'nde gerçekleştirilen dijital dönüşüm projesi, kuruma operasyonel verimlilikten geleceğe hazırlığa kadar birçok alanda elle tutulur faydalar sağladı.

Bu dönüşümün en belirgin sonuçları şunlardır:

Kesintisiz Destek ve Yüksek Güvenilirlik HP ve gold preferred iş ortağı Bilgi Birikim Sistemleri ile kurulan stratejik iş birliği sayesinde, üniversite 7x24 kesintisiz destek sağlayarak BT altyapısının sürekliliğini güvence altına aldı. Herhangi bir arıza anında hızlı müdahale imkanı, sistem yükseltmeleri ve parça değişimlerinin eğitim ve idari faaliyetleri aksatmadan, sorunsuzca yapılabilmesini sağladı. Bu durum, BT altyapısının kesintiye uğraması riskini minimize ederek eğitimde sürekliliği garanti altına aldı.
Merkezi Yönetim ve Artan Verimlilik Projenin en önemli kazanımlarından biri, veri yönetiminin merkezileştirilmesi oldu. Okan Üniversitesi Bilgi İşlem Müdürü Celil Çakmak, bu başarıyı şu sözlerle ifade etmiştir: “Fibre Channel veri depolama ağı ile yüksek miktarda veri kullanan uygulamalarımızı taşıyan sunucuların verilerini ortak alanda yönetip genişletebiliyor ve yedeklerimizi de daha rahat ve tek noktadan yönetiyoruz.”

Bu merkezi yapı, hem veri güvenliğini artırdı hem de BT ekibinin yönetimsel yükünü önemli ölçüde azalttı.

Kanıtlanmış Ölçeklenebilirlik ve Geleceğe Hazırlık Kurulan mimari, üniversitenin büyüme kapasitesini ne kadar etkin bir şekilde desteklediğini Hasanpaşa Meslek Yüksek Okulu'nun kurulmasıyla kanıtladı. Yeni okulun ihtiyaçları doğrultusunda toplamda 105 masaüstü bilgisayar, 18 dizüstü bilgisayar, 27 iş istasyonu, 11 ağa bağlı yazıcı, 4 sunucu ve 1 adet tape otomatik yedekleme ünitesinin mevcut yapıya sorunsuzca eklenmesi, altyapının ne kadar ölçeklenebilir ve geleceğe dönük olduğunu gösterdi. Bu, yapılan ilk yatırımın uzun vadeli değerini koruduğunu ortaya koydu.
Gözle Görülür Sistem Performansı Yapılan teknolojik iyileştirmelerin etkisi, son kullanıcılar tarafından da doğrudan hissedildi. Celil Çakmak'ın ifadesi, projenin sadece teknik metriklerde değil, aynı zamanda kullanıcı deneyiminde de ne kadar başarılı olduğunun güçlü bir kanıtıdır: “Ürünler devreye alındıktan sonra sistemimiz gözle görülür şekilde iyileşti.”

Bu olumlu sonuçlar, Okan Üniversitesi ile teknoloji ortakları arasında güvene dayalı güçlü bir ilişki kurarak gelecekteki iş birliklerinin de temelini atmıştır.

Sonuç: Gelecek Büyüme İçin Stratejik Bir Ortaklık

Okan Üniversitesi'nin dijital dönüşüm yolculuğu, büyümenin getirdiği teknolojik zorluklarla yüzleşen bir kurumdan, geleceğe dönük sağlam bir dijital temele sahip, operasyonel olarak güçlenmiş bir eğitim kurumuna evrilmesinin başarılı bir örneğidir. Bu dönüşüm, sadece bir teknoloji yenileme projesi değil, aynı zamanda üniversitenin "İş Yaşamına En Yakın Üniversite" vizyonunu destekleyen stratejik bir hamle olmuştur.

Projenin başarısını sağlayan temel faktörler iki ana başlık altında özetlenebilir:

Teknolojinin Ötesinde Bir Yaklaşım: Başarı, sadece donanım satın almaktan değil; stabilite, verimlilik ve ölçeklenebilirliği önceliklendiren bütünsel bir stratejik vizyondan kaynaklandı. Veri yönetimini merkezileştirme ve süreçleri otomatize etme hedefleri, bu yaklaşımın en somut göstergeleridir.
Uzman İş Ortaklığının Gücü: Okan Üniversitesi, HP ve özellikle HP gold preferred iş ortağı Bilgi Birikim Sistemleri arasındaki güçlü iş birliği, projenin kritik başarı faktörü oldu. Bilgi Birikim Sistemleri'nin uzman rehberliği, doğru teknolojilerin seçilmesini ve en verimli şekilde uygulanmasını sağlayarak projenin hedeflerine ulaşmasını garantiledi.

Elde edilen başarılı sonuçlar ve kurulan güvene dayalı ilişki doğrultusunda Okan Üniversitesi, gelecekteki projelerinde ve teknoloji tedarik süreçlerinde de HP ve iş ortaklarıyla iş birliğini sürdürmeyi değerlendirmektedir. Bu durum, projenin sadece anlık bir çözüm değil, aynı zamanda uzun vadeli ve sürdürülebilir bir stratejik ortaklığın başlangıcı olduğunu göstermektedir.