ScanPro Belge Tarama ve İndeksleme Uygulaması
Fiziksel belgelerinizi dijitalleştirin, kurumsal belge arşivinizi merkezi olarak yönetin ve bilgiye hızlı ve güvenli erişim sağlayın.
Kurumlarda her gün üretilen ve kullanılan faturalar, sözleşmeler, formlar, başvurular, yazışmalar ve diğer fiziksel belgeler; önemli kurumsal bilgi kaynaklarıdır. Bu belgelerin fiziksel arşivlerde tutulması, bilgiye erişimi zorlaştırırken belge kaybı, arşivleme maliyetleri ve operasyonel verimsizlik gibi riskleri de beraberinde getirebilir.
ScanPro Belge Tarama ve Dijitalleştirme, fiziksel belgelerin elektronik ortama aktarılmasını, indekslenmesini, merkezi olarak arşivlenmesini ve yetkili kullanıcılar tarafından hızlı şekilde erişilmesini sağlayan kurumsal bir belge dijitalleştirme çözümüdür.
ScanPro ile belge tarama ve dijitalleştirme süreçleri standartlaştırılabilir; belgeler kurumsal içerik yönetimi ve iş süreçleriyle bütünleştirilerek daha verimli, kontrollü ve izlenebilir bir belge yönetimi altyapısı oluşturulabilir.
ScanPro Nedir?
ScanPro, kurumların fiziksel belgelerini dijital ortama aktarmasını ve dijital belgelerini merkezi bir yapı üzerinden yönetmesini sağlayan kurumsal belge tarama ve dijitalleştirme çözümüdür.
ScanPro; belge tarama, görüntü işleme, indeksleme, veri yakalama, dijital arşivleme, belgeye erişim ve yetkilendirme gibi süreçleri bütünleşik bir yapı içerisinde yönetmeye yardımcı olur.
Farklı departmanlarda ve fiziksel arşivlerde bulunan belgelerin dijital ortama aktarılmasıyla kurumsal bilgiye erişimin kolaylaştırılması ve belge yönetim süreçlerinin daha etkin hale getirilmesi amaçlanır.
ScanPro ile;
-
Fiziksel belgeler dijital ortama aktarılabilir.
-
Belgeler belirlenen kriterlere göre indekslenebilir.
-
Belge içeriklerinden veri yakalanabilir.
-
Dijital belgeler merkezi olarak arşivlenebilir.
-
Belgelere erişim yetkilendirme kurallarıyla yönetilebilir.
-
Kurumsal içerik yönetimi sistemleriyle entegrasyon sağlanabilir.
-
Belgeler ilgili iş akışları ve iş süreçleriyle ilişkilendirilebilir.
-
Belge yönetim operasyonlarının verimliliği artırılabilir.
Belge Tarama ve Dijitalleştirme
Fiziksel belgelerin dijital ortama aktarılması, kurumların mevcut arşivlerini daha erişilebilir ve yönetilebilir hale getirmesinin önemli adımlarından biridir.
ScanPro, fiziksel belgelerin elektronik ortama aktarılmasını ve dijital belge yönetim süreçlerinin başlatılmasını sağlar.
Faturalar, sözleşmeler, formlar, müşteri belgeleri, başvurular, yazışmalar ve benzeri kurumsal dokümanlar taranarak dijital arşive aktarılabilir. Tarama ve dijitalleştirme süreçlerinin standartlaştırılması sayesinde fiziksel belgelerin farklı ortamlarda tutulmasından kaynaklanan erişim ve yönetim zorluklarının azaltılmasına katkı sağlanır. Dijital belgeler, sonraki aşamalarda indeksleme, arşivleme, yetkilendirme ve iş akışı süreçlerine dahil edilebilir.
Belge İndeksleme ve Veri Yakalama
Dijital belgelerin yalnızca taranmış görüntüler olarak saklanması, bilgiye erişim açısından yeterli olmayabilir. Belgelerin hızlı şekilde bulunabilmesi için ilgili bilgilerin sistematik olarak tanımlanması gerekir.
ScanPro, dijital belgelerin belirlenen kriterlere göre indekslenmesine ve belge içeriklerinden ihtiyaç duyulan verilerin yakalanmasına olanak sağlar.
Belge türü, tarih, belge numarası, müşteri, tedarikçi, departman veya kurum tarafından belirlenen diğer bilgiler indeksleme kriterleri olarak kullanılabilir. Bu yapı sayesinde dijital belgelerin belirlenen bilgiler üzerinden aranması ve ilgili belgeye hızlı şekilde ulaşılması kolaylaştırılır. Belge içeriklerinden veri yakalama yaklaşımı ise manuel veri girişinin azaltılmasına ve belge işleme süreçlerinin daha verimli yürütülmesine katkı sağlayabilir.
Dijital Belge Arşivi
Kurumların fiziksel arşivlerinde bulunan belge sayısı arttıkça depolama alanı, belgeye erişim ve arşiv yönetimi önemli operasyonel konular haline gelir.
ScanPro, dijital belgelerin merkezi ve düzenli bir yapı içerisinde arşivlenmesine olanak sağlar.
Dijital arşiv sayesinde kullanıcıların ihtiyaç duydukları belgelere fiziksel arşivlerde arama yapmadan erişebilmesine yardımcı olunur. Belgelerin belirlenen sınıflandırma ve indeksleme kriterleriyle birlikte yönetilmesi; arşivdeki bilgiye erişimin kolaylaştırılmasına ve kurumsal belgelerin daha düzenli şekilde yönetilmesine katkı sağlar. Bu yaklaşım, fiziksel arşiv ihtiyacının azaltılmasına ve belge yönetimi süreçlerinde operasyonel verimliliğin artırılmasına yardımcı olur.
Belge Yetkilendirme ve Erişim Yönetimi
Kurumsal belgeler farklı seviyelerde gizlilik ve erişim gereksinimlerine sahip olabilir. Bu nedenle dijital belge arşivlerinde kullanıcıların hangi belgelere erişebileceğinin kontrol edilmesi önemlidir.
ScanPro, belge ve içeriklere erişimin tanımlanan yetkilendirme kuralları doğrultusunda yönetilmesine olanak sağlar.
Kullanıcıların ve ilgili birimlerin görev ve sorumluluklarına göre belge erişimleri kontrol edilebilir. Bu sayede yalnızca yetkili kullanıcıların ihtiyaç duydukları belgelere erişmesi sağlanırken, kurumsal dokümanların daha kontrollü bir ortamda yönetilmesine katkıda bulunulur. Yetkilendirme yaklaşımı, farklı departmanların aynı dijital belge altyapısını kullanırken kendi sorumluluk alanları dahilindeki içeriklere erişebilmesini destekler.
Kurumsal İçerik Yönetimi Entegrasyonu
Belgeler, kurumların sahip olduğu diğer kurumsal içeriklerden bağımsız olarak değerlendirilmemelidir. Dijital belgelerin kurumun mevcut içerik yönetimi altyapılarıyla bütünleşmesi, bilgiye erişim ve süreç yönetimi açısından önemli avantajlar sağlayabilir.
ScanPro, kurumsal içerik yönetimi sistemleriyle entegre çalışarak dijital belgelerin mevcut kurumsal içerik ekosistemi içerisinde yönetilmesine olanak sağlar.
Tarama ve dijitalleştirme sonucunda elde edilen belgeler, ilgili kurumsal içeriklerle ilişkilendirilebilir ve mevcut içerik yönetimi süreçlerine dahil edilebilir. Bu entegrasyon yaklaşımı sayesinde belge yönetimi, kurumun mevcut dijital altyapısından bağımsız bir yapı olmaktan çıkarılarak daha bütünleşik bir bilgi yönetimi yaklaşımının parçası haline getirilebilir.
İş Akışı ve Süreç Entegrasyonu
Kurumsal belgeler çoğu zaman tek başına kullanılmaz; belirli iş süreçlerinin bir parçası olarak oluşturulur, incelenir, onaylanır veya ilgili birimlere aktarılır.
ScanPro, dijital belgelerin kurumun iş akışları ve iş süreçleriyle ilişkilendirilmesine olanak sağlar.
Tarama ve indeksleme sonrasında oluşturulan dijital belgeler, ilgili iş süreçlerine dahil edilebilir ve belirlenen kullanıcı veya departmanlara yönlendirilebilir. Örneğin bir başvuru belgesi ilgili birime gönderilebilir, bir fatura kontrol ve onay sürecine alınabilir veya bir sözleşme ilgili departmanların değerlendirme süreçlerine dahil edilebilir. Bu yapı sayesinde belge yönetimi ile iş süreçleri arasında bağlantı kurulurken, manuel belge transferlerinin ve fiziksel doküman dolaşımının azaltılmasına katkı sağlanabilir.
ScanPro ile Belge Yönetiminde Verimlilik
Fiziksel belgelerin dijitalleştirilmesi yalnızca arşiv alanından tasarruf sağlamakla sınırlı değildir. Doğru yapılandırılmış bir dijital belge yönetimi yaklaşımı, kurumların bilgiye erişim, doküman yönetimi ve iş süreçleri açısından daha verimli çalışmasına katkı sağlar.
ScanPro ile belge tarama, indeksleme, veri yakalama, arşivleme, yetkilendirme ve iş akışı süreçlerini merkezi bir yapı içerisinde yönetebilirsiniz.
ScanPro;
-
Fiziksel belgelerin dijitalleştirilmesine,
-
Belgelere daha hızlı erişilmesine,
-
Manuel belge işlemlerinin azaltılmasına,
-
Dijital arşivin daha düzenli yönetilmesine,
-
Belge erişiminin yetkilendirilmesine,
-
Kurumsal içeriklerle entegrasyon sağlanmasına,
-
Belge odaklı iş süreçlerinin dijitalleştirilmesine
katkı sağlar.
ScanPro ile Belge Yönetiminizi Dijitalleştirin
Fiziksel arşivlerinizi dijital ortama taşıyın, belgelerinizi merkezi olarak yönetin ve kurumsal bilgiye hızlı, kontrollü ve güvenli erişim sağlayın.
ScanPro Belge Tarama ve Dijitalleştirme ile belge tarama ve indekslemeden dijital arşivlemeye, erişim yönetiminden iş akışı entegrasyonuna kadar belge yönetim süreçlerinizi uçtan uca dijitalleştirin.
BBS'nin kurumsal yazılım, içerik yönetimi ve entegrasyon deneyiminden yararlanarak ScanPro'yu mevcut BT altyapınız ve iş süreçlerinizle birlikte değerlendirin.