Okan Üniversitesi'nin Başarı Hikayesinden Çıkarılacak 4 Stratejik Teknoloji Dersi
Büyüyen her kurum, teknoloji altyapısını ölçeklendirmenin getirdiği zorluklarla yüzleşir. Bu durum, binlerce öğrenciye, akademik personele ve idari çalışana hizmet veren bir üniversite için katlanarak artar. Peki, bir üniversite teknoloji yatırımlarını sadece altyapıyı ayakta tutmaktan öteye taşıyıp, kurumun temel varoluş amacını gerçekleştiren bir motora nasıl dönüştürebilir? Bu sorunun cevabını, "İş Yaşamına En Yakın Üniversite" sloganını somut bir gerçeğe dönüştüren Okan Üniversitesi'nin başarı hikayesinde bulabiliriz. Bu vaka çalışması, doğru teknoloji stratejisinin bir kurumu nasıl dönüştürebileceğini gözler önüne seriyor. Bu yazıda, bu etkileyici başarı hikayesinden çıkarılacak en şaşırtıcı ve etkili dört stratejik dersi inceleyeceğiz.
Felsefeden Altyapıya: Başarının Temeli 'İş Yaşamına En Yakın Üniversite' Olmak
Okan Üniversitesi'nin başarısının temelinde, teknoloji kararlarını şekillendiren net bir misyon yatıyor. "İş Yaşamına En Yakın Üniversite" felsefesi, sadece bir slogan değil, tüm altyapı stratejisinin omurgasını oluşturuyor. Üniversitenin, öğrencilerini daha birinci sınıftan itibaren "İş Yaşamına Hazırlık Programı" ile reel sektörle buluşturma hedefi, kesintisiz, güvenilir ve yüksek performanslı bir BT altyapısını mutlak bir zorunluluk haline getiriyor.
Bu yaklaşım, teknolojinin kendi başına bir amaç olmadığını, kurumun ana misyonunu destekleyen kritik bir araç olduğunu gösteriyor. Öğrencinin bir iş ilanına başvururken sistemin yavaşlaması veya mezunun CV'sini güncellerken hata alması, "İş Yaşamına En Yakın Üniversite" vaadinin anında zedelenmesi anlamına gelirdi. Bu nedenle, tüm teknoloji kararları "Bu yatırım, öğrencilerimizi iş yaşamına daha iyi hazırlamamıza nasıl yardımcı olacak?" sorusu süzgecinden geçirilmiştir. Bu misyon odaklılık, yapılan her donanım ve yazılım yatırımını anlamlı ve etkili kılan temel stratejidir.
Detaylardaki Deha: Donanım Tasarımının Stratejik Önemi
Teknoloji stratejisi genellikle büyük sunucu yatırımları veya karmaşık yazılımlarla anılır. Ancak Okan Üniversitesi'nin hikayesi, başarının bazen en küçük tasarım detaylarında gizli olduğunu gösteriyor. Bu dersin en çarpıcı kanıtı, üniversitenin HP dc7100 Ultra-slim Desktop bilgisayarlar hakkındaki tespitinde yatar: "Kasa mimarisi gereği içinde 1 tane vida dahi olmadan her türlü parçayı plug and play olarak rahatlıkla çalıştırabiliyoruz."
İlk bakışta teknik bir ayrıntı gibi görünen bu özellik, aslında muazzam bir stratejik avantaj sunar. Yüzlerce, hatta binlerce bilgisayarın bulunduğu bir kampüste bu tasarım; bakım, onarım ve yükseltme süreçlerini inanılmaz derecede hızlandırır ve basitleştirir. BT ekibinin bir kasayı açmak için harcayacağı zamandan tasarruf etmesi, arızalara daha hızlı müdahale edebilmesi ve donanım yükseltmelerini minimum eforla yapabilmesi anlamına gelir. Bu "küçük" tasarım detayı, uzun vadede verimliliği artıran, toplam sahip olma maliyetini düşüren ve BT ekibinin daha stratejik işlere odaklanmasını sağlayan dev bir adımdır. İyi tasarım, sadece estetik değil, aynı zamanda operasyonel bir verimlilik aracıdır.
Merkezi Güç: Dağınıklıktan Bütünleşik Yönetime Geçiş
Büyüyen kurumlarda sıkça rastlanan bir sorun, birbirinden bağımsız ve dağınık sistemlerdir. Okan Üniversitesi, bu tuzağa düşmek yerine bilinçli bir stratejik karar alarak PC tabanlı çözümlerin sunduğu kısa vadeli esneklik algısından vazgeçmiş; bunun yerine uzun vadeli istikrar, güvenlik ve yönetim verimliliğini seçmiştir. Network, yedekleme, güvenlik, web/mail sunucuları, muhasebe sistemi ve öğrenci otomasyonu gibi kritik sistemler HP sunucuları üzerinde merkezileştirilmiştir.
Bu stratejik hamle, üniversitenin tüm BT altyapısını daha hızlı, daha stabil ve sorunsuz bir yapıya kavuşturmakla kalmamış, aynı zamanda öngörülemeyen büyüme ve yeni ihtiyaçlara cevap verebilme kabiliyeti kazandırmıştır. Örneğin, Güzel Sanatlar Fakültesi'nin yüksek grafik gücü gerektiren ihtiyaçları, bu sağlam altyapı üzerine HP Workstation xw6600 üniteleri eklenerek sorunsuzca karşılanmıştır. Benzer şekilde, Hasanpaşa Meslek Yüksek Okulu'nun kurulmasıyla birlikte 100'den fazla masaüstü bilgisayar, onlarca dizüstü bilgisayar, sunucu ve yazıcının sisteme dahil edilmesi, merkezi yapı sayesinde altyapıyı istikrarsızlaştırmadan gerçekleştirilebilmiştir. Okan Üniversitesi Bilgi İşlem Müdürü Celil Çakmak'ın da belirttiği gibi, bu yaklaşım veri yönetimi ve güvenliğinde devrim yaratmıştır:
Fibre Channel veri depolama ağı ile yüksek miktarda veri kullanan uygulamalarımızı taşıyan sunucuların verilerini ortak alanda yönetip genişletebiliyor ve yedeklerimizi de daha rahat ve tek noktadan yönetiyoruz.
Bu, reaktif problem çözümünden, büyümeyi mümkün kılan proaktif sistem yönetimine geçişin en somut örneğidir.
Misyonun Dijitalleşmesi: Kariyer Yönetiminde CRM Devrimi
En iyi teknoloji stratejileri, bir kurumun temel vaadini somut bir hizmete dönüştürenlerdir. Okan Üniversitesi, "İş Yaşamına En Yakın Üniversite" misyonunu dijitalleştirmek için Microsoft Dynamics CRM platformunu kullanarak bu dersi mükemmel bir şekilde uygulamıştır. Bu sistem, sadece pasif bir veri tabanı değil, üniversitenin kariyer hizmetleri operasyonunu baştan sona yöneten aktif bir araçtır.
Geliştirilen Portal sistemi sayesinde öğrenciler ve mezunlar CV'lerini yükleyebilirken, iş ortağı firmalar açık pozisyonlarına yapılan başvuruları anlık olarak görebilmektedir. Ancak sistemin gücü bununla sınırlı değildir. Üniversitenin Kariyer Merkezi, düzenlediği etkinlik ve organizasyonların onay süreçlerini, masraf takibini ve yatırım getirisini (katılımcı geri bildirimleri, katılım verileri) doğrudan CRM'in Kampanya Yönetimi modülü üzerinden yönetmektedir. Bu teknolojik yatırım, üniversitenin soyut vaadini, öğrencilerin kariyerlerine doğrudan etki eden, ölçülebilir ve bütünleşik bir hizmete dönüştürmüştür. CRM, burada sadece bir yazılım değil, üniversitenin felsefesini dijital dünyada icra eden bir operasyon merkezi haline gelmiştir.
Sonuç
Okan Üniversitesi'nin başarı hikayesi, teknoloji liderliğinin sadece en yeni donanımı satın almaktan çok daha fazlası olduğunu kanıtlıyor. Gerçek başarı; Bilgi Birikim Sistemleri ve HP gibi doğru iş ortaklarıyla çalışmak, teknolojiyi kurumun ana misyonunu destekleyecek şekilde stratejik olarak konumlandırmak ve operasyonel mükemmelliği garanti altına alan kesintisiz 7x24 destek gibi unsurları bir araya getirmekten geçiyor. Okan Üniversitesi, teknolojiyi bir maliyet kalemi olarak değil, temel vizyonunu gerçekleştiren bir yatırım olarak görerek fark yaratmıştır.
Bu etkileyici örnekten sonra sormamız gereken soru şudur:
"Kendi kurumunuzun teknoloji stratejisi, temel misyonunuzu ne kadar somut bir şekilde destekliyor?"
Armağan Temur
Kurumsal Satış Müdürü