Sözleşmelerinizi Takip Edebiliyor Musunuz?
Sözleşme, Roma hukukunda Contractus kökeninden başlayan yolculuğunu dilimizde bilinen diğer bir tanımıyla da kontrat olarak sürdürmekte. Peki sözleşmelerin Roma tarihinin tozlu raflarından başlayan yolculuğu dijital dünyamızda ne kadar kontrol altında?
Dönüşen dünyamızda dijitalleşmenin her alanda gözle görülür ilerleyişi iş yapış biçimlerimizi de gün be gün değiştiriyor. İş süreçlerimizi de inovatif çözümlerle dönüştürüp geliştirebildiğimiz noktada fark yaratabiliyoruz. Kağıt üzerine yazılı metinlerden, “dijital ortamda da bir kopyasını saklayalım" noktasına gelen dijital evrimimiz bu kez başlangıç noktası olan fiziksel kopyalar ile de bağını koparmaya hazırlanıyor, basit ama etkili bir dijital devrim.
Bu dönüşümün ortaya koyduğu bir ihtiyaçtan doğan Comex çözümümüz de basit tanımıyla tüm kurum sözleşmelerinizin oluşum anından başlayıp gereksinim duyulan süreçlerle yönetilmesini, hukuk, finans ve yönetici onayları ile belirlenen yetki seviyeleriyle dijital olarak saklanmasını sağlamaktadır.
Biraz daha odağımızı başlıklar altında toparlarsak;
Sözleşmenin oluşumu;
Farklı departmanlarda türeyen sözleşmelerin kurum içerisinde Hukuk, Finans, Uyum, Yolsuzluk gibi belirli birimlerden onay ihtiyacı doğmakta. Bu süreçlerde departmanlar arası iletişim mail ya da fiziksel kopyalar üzerinden yürürken hem zaman hem de iş gücü anlamında artan maliyetler ile karşılaşılmakta. Departmanlar Comex ile sözleşmelerini kurum içi belirlenmiş kurallar dahilinde oluşturup daha sonra da kolay ulaşılabilir olması adına sözleşme taraf bilgileri, sözleşme tarihleri gibi belirli şablon bilgilerle sözleşme dokümanlarını yükleyerek taslak olarak kaydedebilmelerine olanak sağlıyor. Aynı zamanda sözleşmeye ait hukuksal ve finansal bilgiler de kullanıcı tarafından girildikten sonra hukuksal, finansal ve yönetici onayları için ilgili birimlere sırasıyla iletiliyor.
Onay Adımları;
İletilen sözleşme tipi hukuk departmanında hangi ilgili kullanıcıya tanımlanmış ise o kullanıcının inbox alanında görünür oluyor. Hukuk birimi de sözleşmeyi yolsuzluk, denetleme, hakimiyet gibi hukuksal anlamda inceledikten sonra gerekirse gözden geçirilip revize için yorumlarıyla birlikte sözleşmeyi oluşturan departmana geri gönderebiliyor ya da onaylayarak bir sonraki finans birimine iletebiliyor. Ürünün ortaya çıkış noktasında bahsi geçen ihtiyaçlardan biri de bu noktada SLA sürelerinin ölçümlenebilmesiydi. Birimlere inceleme için iletilen sözleşmelere ne kadar sürede yanıt verilmesi gerektiği bilgisine, gecikmelerde bildirimler ile bilgilendirmelerin yapılmasına, onay tarihçeleri ile süreçlerin takibine ve ilgili departmanların kendi performanslarını ölçebilmelerine olanak sağlıyor. Finans birimi de sözleşmeyi damga vergisi, sözleşme tutarı, vergilendirmeler yönünden inceleyerek ya revize için yorumlarıyla departmana geri gönderebiliyor ya da onaylayarak sözleşmenin geldiği ilgili departman yöneticisine iletebiliyor. Yönetici kontrolleri sonrası ilgili departman sorumlusuna sözleşmenin gerekliyse ıslak imzalı örneğini yüklemesi için iletiyor. Özetle, sözleşmeler uzman yorum ve incelemelerle uçtan uca bir süreç içerisinde nihai halini alıyor. Esnek Özellikler;
İlgili departmanlar gerekirse sözleşme yenilemeleri için bir alarm sistemi ile hatırlatma bilgisi talep edebiliyor. Sözleşmelere dair tüm tanımlı alanların düzenlenmesi, yeni tanımların eklenebilmesi, performans ölçümleri, süreç atamaları gibi yetkili kullanıcı operasyonları da ayrı bir yönetici panel aracılığıyla sağlanabiliyor. Yüklenen sözleşme dokümanlarının içeriğinde arama yapabilmek dahil, tüm tanımlı arama kriterleri ile aramalar yapılarak sözleşme bilgilerine ve dokümanlarına erişilebiliyor. Kurumsal uygulama entegrasyonları ile bilginin farklı sistemlere aktarımları ve veri güncelliği korunabiliyor. Islak imza kavramının da yerini zamanla dijital imzalara bırakmasıyla süreç onayları ve dokümanların e-imza entegrasyonları ile imzalanarak dijital olarak saklanabilmesine olanak sağlıyor.
Serdar Yusuf Gargili
İş Uygulamaları Müdür Yardımcısı - IBM