Fiziksel ve dijital belgeleri otomatik olarak yakalayın, içerdikleri veriyi işleyin ve kurumsal bilgiye dönüştürün.
Kurumlara farklı kanallardan ulaşan faturalar, başvuru formları, sözleşmeler, e-postalar, müşteri evrakları, teknik belgeler ve diğer dokümanlar, iş süreçlerinin başlatılmasında ve yürütülmesinde önemli rol oynar. Bu belgelerin manuel olarak sınıflandırılması, bilgilerinin kullanıcılar tarafından sistemlere girilmesi ve doğru arşiv alanına aktarılması; zaman kaybına, veri giriş hatalarına ve operasyonel gecikmelere yol açabilir.
BBS;
IBM Datacap, IBM Content Collector ve OpenText Capture çözümleriyle fiziksel ve dijital belgelerin farklı kanallardan alınmasını, görüntü kalitesinin iyileştirilmesini, otomatik olarak sınıflandırılmasını, gerekli bilgilerin çıkarılmasını ve kurumsal sistemlere aktarılmasını sağlar. E-posta, dosya sistemi ve SAP içeriği gibi mevcut bilgi kaynakları da politika tabanlı olarak kurumsal arşive taşınabilir. Böylece belgeler yalnızca dijitalleştirilmekle kalmaz; aranabilir, erişilebilir, güvenli ve iş süreçlerinde kullanılabilir kurumsal bilgiye dönüştürülür.
Belge Dijitalleştirme Neden Gereklidir?
Belgelerin taranarak görüntü dosyasına dönüştürülmesi, tek başına dijital dönüşüm anlamına gelmez. Belgenin türünün anlaşılması, içindeki bilgilerin çıkarılması, doğrulanması, ilgili iş kaydıyla eşleştirilmesi ve güvenli bir içerik havuzunda saklanması gerekir.
Uçtan uca belge yakalama ve dijitalleştirme çözümleriyle:
-
Fiziksel ve dijital belgeler farklı kanallardan alınabilir.
-
Görüntü kalitesi otomatik olarak iyileştirilebilir.
-
Belge türleri otomatik olarak belirlenebilir.
-
Belge içerisindeki bilgiler veri alanlarına dönüştürülebilir.
-
Çıkarılan veriler iş kurallarıyla kontrol edilebilir.
-
Düşük güven seviyesindeki sonuçlar kullanıcı doğrulamasına yönlendirilebilir.
-
Belgeler ve veriler ilgili kurumsal uygulamalara aktarılabilir.
-
E-posta, dosya ve SAP içeriği merkezi arşivde saklanabilir.
-
Belgelere metadata ve tam metin aramasıyla erişilebilir.
-
Saklama, erişim ve imha politikaları uygulanabilir.
-
Manuel veri girişi ve belge işleme maliyetleri azaltılabilir.
Uçtan Uca Belge İşleme Yaşam Döngüsü
Belge yakalama, arşivleme ve dijitalleştirme süreci yedi temel aşamadan oluşur:
-
Yakalama: Belgeler tarayıcı, e-posta, dosya, web, mobil uygulama veya kurumsal sistemlerden alınır.
-
Görüntü iyileştirme: Eğiklik, gürültü, yön ve görüntü kalitesi sorunları düzeltilir.
-
Sınıflandırma: Belgenin fatura, sözleşme, form, başvuru veya başka bir belge türü olduğu belirlenir.
-
Veri çıkarımı: Belge içerisindeki metin, alan, tablo, barkod veya işaretler okunur.
-
Doğrulama: Çıkarılan bilgiler iş kuralları ve kurumsal verilerle kontrol edilir.
-
Aktarım: Belge ve veriler ERP, CRM, iş akışı veya içerik yönetimi sistemlerine gönderilir.
-
Arşivleme: İçerik, erişim ve saklama politikaları kapsamında güvenli şekilde yönetilir.
IBM Datacap
Belgeleri Otomatik Olarak Yakalayın, Sınıflandırın ve İşleyin
IBM Datacap, fiziksel ve dijital belgelerin yakalanmasını, tanınmasını, sınıflandırılmasını ve işlenmesini otomatikleştiren kurumsal belge yakalama çözümüdür. Farklı kanallardan alınan belgeleri analiz ederek içerdikleri verileri iş süreçlerinde kullanılabilecek yapılandırılmış bilgiye dönüştürür.
IBM Datacap; yüksek hacimli belge operasyonlarında manuel sınıflandırma ve veri girişini azaltmaya yardımcı olur. Belgelerden çıkarılan bilgiler doğrulandıktan sonra IBM FileNet, iş akışı çözümleri, ERP ve diğer kurumsal uygulamalara aktarılabilir.
Çok Kanallı Belge Yakalama
Belgeler kuruma yalnızca fiziksel evrak olarak ulaşmaz. E-posta ekleri, elektronik formlar, PDF dosyaları, mobil cihazlarla çekilen görüntüler ve kurumsal uygulamalardan üretilen dokümanlar da belge işleme süreçlerinin parçasıdır.
IBM Datacap farklı kaynaklardan gelen içeriğin ortak bir yakalama ve işleme sürecine alınmasını destekler:
-
Doküman tarayıcıları
-
Çok fonksiyonlu cihazlar
-
E-posta ve e-posta ekleri
-
Dosya sistemleri ve paylaşımlı klasörler
-
Web tabanlı belge yükleme ekranları
-
Mobil cihazlarla alınan belge görüntüleri
-
Kurumsal uygulamalardan gelen elektronik belgeler
-
Toplu dosya ve belge aktarımları
Akıllı Tanıma ve Veri Çıkarımı
IBM Datacap, farklı tanıma teknolojilerini kullanarak belge içeriğinin makine tarafından işlenebilir veriye dönüştürülmesine yardımcı olur:
-
OCR: Basılı metinlerin tanınması
-
ICR: El yazısıyla doldurulmuş alanların işlenmesi
-
OMR: İşaret kutuları ve optik işaretlerin okunması
-
Barkod tanıma: Tek ve iki boyutlu barkodların okunması
-
Alan çıkarımı: Belirli veri alanlarının belgeden alınması
-
Tablo işleme: Satır ve sütun bilgilerinin çıkarılması
-
Tam metin oluşturma: Belgelerin aranabilir hâle getirilmesi
Tanıma başarısı; belge türüne, görüntü kalitesine, kullanılan dile, şablona ve proje kapsamında uygulanan kurallara bağlı olarak değişebilir. Bu nedenle BBS, otomasyon tasarımını gerçek belge örnekleri üzerinde test ederek oluşturur.
Öne Çıkan Yetenekler
-
Fiziksel ve dijital belgelerin çok kanallı olarak alınması
-
Otomatik belge ayırma ve sınıflandırma
-
Görüntü temizleme, döndürme ve eğiklik düzeltme
-
OCR, ICR, OMR ve barkod tanıma
-
Sabit veya değişken konumlu alanlardan veri çıkarımı
-
Metadata oluşturma
-
Verilerin iş kurallarıyla kontrol edilmesi
-
Veri tabanı ve kurumsal sistemlerle doğrulama
-
Güven seviyesine dayalı işlem yönlendirme
-
Kullanıcı kontrollü veri doğrulama ekranları
-
Toplu ve yüksek hacimli belge işleme
-
İşlem adımlarının izlenmesi ve raporlanması
-
IBM FileNet ve diğer içerik havuzlarıyla entegrasyon
-
İş akışı, ERP ve kuruma özel uygulamalara veri aktarımı
-
Web servisleri ve entegrasyon seçenekleri
İnsan Kontrollü Doğrulama
Belgeden çıkarılan veriler belirlenen güven seviyesinin altında kaldığında ilgili alanlar kullanıcı doğrulamasına yönlendirilebilir. Kullanıcı yalnızca kontrol gerektiren alanları inceleyerek eksik veya hatalı bilgileri düzeltebilir.
Bu yaklaşım, tüm belgelerin manuel olarak işlenmesi yerine çalışanların yalnızca istisnalara odaklanmasını sağlar. Otomasyon oranı artırılırken kritik veri alanları için gerekli kontrol seviyesi korunur.
IBM Datacap Kullanım Alanları
-
Gelen fatura ve irsaliye işleme
-
Müşteri başvuru ve hesap açılış belgeleri
-
Kredi ve finansman dosyaları
-
Sigorta poliçesi ve hasar belgeleri
-
İnsan kaynakları ve özlük dosyaları
-
Sözleşme ve hukuk belgeleri
-
Kamu başvuruları ve resmi formlar
-
Sağlık ve hasta belgeleri
-
Satın alma ve tedarikçi evrakları
-
Teknik servis ve bakım formları
-
Eski fiziksel arşivlerin toplu dijitalleştirilmesi
IBM Content Collector – ICC
Kurumsal İçeriği Politikalarla Toplayın ve Merkezi Olarak Arşivleyin
IBM Content Collector, e-posta, dosya sistemi ve desteklenen diğer kurumsal kaynaklarda oluşan içeriğin belirlenen kurallara göre toplanmasını ve merkezi içerik havuzlarına aktarılmasını sağlayan arşivleme çözüm ailesidir.
IBM Content Collector, sürekli büyüyen e-posta ve dosya içeriğini manuel taşıma işlemlerine ihtiyaç duyulmadan arşivleyebilir. Hangi içeriğin, ne zaman, hangi koşullarda ve hangi hedef havuza aktarılacağı politikalarla belirlenebilir.
Politika Tabanlı İçerik Toplama
Arşivleme politikaları aşağıdaki kriterlere göre oluşturulabilir:
-
İçeriğin oluşturulma veya değiştirilme tarihi
-
Dosya veya mesaj türü
-
İçerik boyutu
-
Kaynak sistem veya klasör
-
Kullanıcı veya kullanıcı grubu
-
Metadata ve içerik özellikleri
-
Saklama ve yönetişim gereksinimleri
-
Kuruma özel iş kuralları
Politikaya uygun içerikler belirlenen zamanlarda otomatik olarak toplanabilir, indekslenebilir ve IBM kurumsal içerik havuzlarına aktarılabilir.
E-Posta Arşivleme
IBM Content Collector, e-posta mesajlarının ve eklerinin merkezi olarak arşivlenmesini destekler. E-posta içeriğinin kurumsal içerik yönetimi sistemine aktarılmasıyla:
-
Posta kutularındaki veri büyümesi kontrol altına alınabilir.
-
E-posta ve ekleri merkezi olarak aranabilir.
-
Kurumsal yazışmalar saklama politikalarına tabi tutulabilir.
-
Kullanıcıların eski e-postalara erişimi sürdürülebilir.
-
Denetim, inceleme ve yasal araştırma süreçleri desteklenebilir.
-
E-posta içeriğinin kişisel arşivlerde dağınık tutulması azaltılabilir.
Desteklenen e-posta sistemleri ve kullanılabilecek işlevler, seçilen ICC bileşenine ve ürün sürümüne göre değerlendirilmelidir.
Dosya Sistemi Arşivleme
Dosya sunucuları ve paylaşımlı klasörlerde zaman içinde yüksek miktarda içerik birikebilir. Uzun süredir kullanılmayan dosyalar, tekrar eden belgeler ve eski proje içerikleri depolama alanı tüketirken bilgi yönetişimi riskleri oluşturabilir.
IBM Content Collector ile uygun dosyalar politika tabanlı olarak kurumsal içerik havuzuna taşınabilir. Arşivlenen içerikler için merkezi erişim, arama, saklama ve güvenlik politikaları uygulanabilir.
Microsoft SharePoint İçeriğinin Arşivlenmesi
İlgili IBM Content Collector bileşenleri, SharePoint ortamlarında oluşan içeriklerin IBM içerik havuzlarına aktarılması ve arşivlenmesi amacıyla kullanılabilir. Böylece SharePoint içeriği kurumsal saklama ve kayıt yönetimi politikalarının kapsamına alınabilir.
Bu yeteneğin mevcut IBM ürün sürümü, lisans kapsamı ve kullanılan SharePoint mimarisiyle uyumluluğu proje öncesinde teknik olarak doğrulanmalıdır.
IBM Content Collector for SAP Applications
IBM Content Collector for SAP Applications, SAP verileri ve bu verilerle ilişkili belgelerin harici bir kurumsal içerik havuzunda arşivlenmesini sağlar.
Siparişler, faturalar, insan kaynakları belgeleri ve diğer SAP iş nesneleriyle ilişkili içerikler IBM FileNet gibi içerik yönetimi platformlarında saklanabilir. Kullanıcılar yetkileri kapsamında arşivlenmiş belgelere SAP arayüzünden erişmeye devam edebilir.
SAP Arşivlemenin Sağladığı Faydalar
-
SAP veri ve belge hacminin yönetilmesi
-
SAP iş nesneleri ile arşiv belgeleri arasındaki ilişkinin korunması
-
İçeriğin harici ve güvenli bir kurumsal havuzda saklanması
-
Arşiv belgelerine SAP içerisinden erişim
-
Saklama süresi ve yasal bekletme politikalarının uygulanması
-
Eski SAP içeriğinin daha uygun depolama katmanlarına aktarılması
-
Sistem performansı ve depolama kullanımının iyileştirilmesine destek
-
SAP geçiş ve modernizasyon projelerinin kolaylaştırılması
IBM Content Collector'ın Öne Çıkan Yetenekleri
-
Politika tabanlı içerik toplama
-
Zamanlanmış ve otomatik arşivleme
-
E-posta ve e-posta eki arşivleme
-
Dosya sistemi içeriğinin arşivlenmesi
-
SAP verileri ve ilişkili belgelerin arşivlenmesi
-
Metadata oluşturma ve koruma
-
İçeriğin merkezi olarak indekslenmesi
-
IBM kurumsal içerik havuzlarıyla entegrasyon
-
Saklama ve bilgi yönetişimi politikalarının desteklenmesi
-
Arşivleme işlemlerinin izlenmesi
-
Kurumsal arama ve erişim altyapısının desteklenmesi
-
Büyük içerik hacimlerinin kontrollü olarak taşınması
OpenText Capture
Yapay Zekâ Destekli Akıllı Belge İşleme
OpenText Capture, kâğıt ve dijital belgeleri otomatik olarak yakalayan, sınıflandıran, içerisindeki verileri çıkaran ve ilgili kullanıcılara veya kurumsal sistemlere yönlendiren akıllı belge yakalama ve işleme çözümüdür.
Çözüm; taranmış belgeler, e-postalar, PDF dosyaları ve mobil cihazlarla alınan görüntüler gibi farklı içerik türlerini işleyebilir. Çıkarılan bilgiler, yapılandırılmış ve iş süreçlerinde kullanılabilir veriye dönüştürülerek ERP, CRM, içerik yönetimi ve sektörel uygulamalara aktarılabilir.
Sürekli Makine Öğrenmesi
OpenText Capture, belge sınıflandırma ve veri çıkarım başarısını geliştirmek için
Continuous Machine Learning – CML yeteneklerinden yararlanır. Kullanıcıların doğrulama ekranlarında yaptığı düzeltmeler, sistemin sonraki belgeleri daha doğru işlemesine katkıda bulunabilir.
Bu yapı sayesinde her yeni belge türü için baştan kapsamlı ve etiketlenmiş eğitim verileri hazırlama ihtiyacı azaltılabilir. Sistem gerçek operasyon sırasında elde edilen doğrulama sonuçlarıyla geliştirilebilir.
Yapay Zekâ Destekli Belge Anlama
Opsiyonel yapay zekâ belge anlama yetenekleri, geleneksel tanıma yöntemlerinin zorlandığı içeriklerin işlenmesini destekleyebilir. Bunlar arasında:
-
El yazısı içeren belgeler
-
Düşük kaliteli ve bozulmuş taramalar
-
Karmaşık tablolar
-
Değişken yerleşime sahip dokümanlar
-
Seyrek karşılaşılan belge türleri
-
Uzun ve yapılandırılmamış metinler
OpenText, bu yetenekleri büyük dil modellerinden yararlanan
Capture Aviator eklentisiyle genişletmektedir. Kullanılabilecek yapay zekâ fonksiyonları lisans, sürüm ve konumlandırma modeline göre değişebilir.
Öne Çıkan Yetenekler
-
Kâğıt ve dijital içeriğin çok kanallı yakalanması
-
E-posta, PDF ve mobil görüntülerin işlenmesi
-
Görüntü iyileştirme ve belge hazırlama
-
Otomatik belge ayırma
-
Belge türü sınıflandırma
-
OCR ve akıllı veri çıkarımı
-
Tablo, alan ve işaret kutusu işleme
-
Sürekli makine öğrenmesi
-
Büyük dil modeli destekli bilgi çıkarımı
-
İnsan kontrollü doğrulama
-
Güven seviyesine göre işlem yönlendirme
-
İş kurallarıyla veri kontrolü
-
Tam metin ve metadata oluşturma
-
İş akışlarının otomatik başlatılması
-
ERP, CRM ve içerik yönetimi entegrasyonları
-
Kurum içi, özel bulut ve hibrit konumlandırma seçenekleri
-
Mikroservis tabanlı kullanım seçenekleri
İnsan Kontrollü Veri Doğrulama
OpenText Capture, otomatik olarak çıkarılan veriler için kullanıcı doğrulama ekranları sunar. Düşük güven seviyesine sahip alanlar işaretlenerek çalışanların doğrudan kontrol edilmesi gereken bilgiye yönelmesi sağlanır.
Kullanıcı düzeltmeleri yalnızca mevcut belgenin doğru işlenmesine değil, sürekli makine öğrenmesi kapsamında gelecekteki belgelerin daha doğru tanınmasına da katkıda bulunabilir.
Kurumsal Sistemlere Otomatik Aktarım
İşlenen belgeler ve çıkarılan veriler aşağıdaki sistemlere yönlendirilebilir:
-
OpenText içerik yönetimi çözümleri
-
ERP ve finans uygulamaları
-
CRM sistemleri
-
SAP uygulamaları
-
İş akışı ve süreç otomasyonu platformları
-
Sektörel iş uygulamaları
-
Kurumsal arşiv sistemleri
-
Kuruma özel geliştirilen uygulamalar
OpenText Capture Kullanım Alanları
-
Tedarikçi faturalarının işlenmesi
-
Satın almadan ödemeye süreçleri
-
Müşteri kabul ve kimlik belgeleri
-
Çalışan işe alım ve özlük belgeleri
-
Sigorta hasar dosyaları
-
Kredi ve finansman başvuruları
-
Sözleşme ve hukuk belgeleri
-
Kamu başvuruları
-
Denetim belgeleri
-
Teknik ve saha servis formları
-
Eski fiziksel arşivlerin dijitalleştirilmesi
Çözümler Birlikte Nasıl Çalışır?
Üç ürün, belge ve içerik yaşam döngüsünde birbirini tamamlayan roller üstlenir:
-
Belgeler tarayıcı, e-posta, dosya, web veya mobil kanallardan alınır.
-
IBM Datacap veya OpenText Capture belgelerin görüntü kalitesini iyileştirir.
-
Belge türü otomatik olarak belirlenir.
-
Gerekli metinler, alanlar, tablolar ve işaretler çıkarılır.
-
Veriler iş kuralları ve kurumsal sistemler üzerinden doğrulanır.
-
Belge ve metadata, ilgili içerik yönetimi veya iş uygulamasına aktarılır.
-
İş akışı veya onay süreci otomatik olarak başlatılır.
-
IBM Content Collector, mevcut e-posta, dosya sistemi ve SAP içeriğini politikalar kapsamında kurumsal arşive taşır.
-
İçerikler erişim, saklama ve imha kurallarına göre yaşam döngüsü boyunca yönetilir.
IBM Datacap ve OpenText Capture Arasındaki Konumlandırma
Her iki çözüm de belge yakalama, sınıflandırma ve veri çıkarımı yetenekleri sunar. Ürün seçimi yalnızca özellik listesine göre değil, kurumun mevcut içerik yönetimi platformu, entegrasyon gereksinimleri ve teknoloji stratejisi dikkate alınarak yapılmalıdır.
|
Değerlendirme alanı |
IBM Datacap |
OpenText Capture |
|
Temel kullanım |
Kurumsal belge yakalama ve veri çıkarımı |
Akıllı belge yakalama ve işleme |
|
Doğal ekosistem |
IBM FileNet ve IBM otomasyon çözümleri |
OpenText Content Cloud ve OpenText içerik çözümleri |
|
Belge işleme |
OCR, ICR, OMR, barkod ve kural tabanlı çıkarım |
OCR, sınıflandırma, CML ve yapay zekâ destekli çıkarım |
|
Kullanıcı doğrulaması |
Desteklenir |
İnsan kontrollü doğrulama ve sürekli öğrenme |
|
Hedef sistemler |
İçerik yönetimi, iş akışı ve kurumsal uygulamalar |
İçerik yönetimi, ERP, CRM ve iş uygulamaları |
|
Konumlandırma kararı |
IBM ağırlıklı içerik ve otomasyon mimarileri |
OpenText ağırlıklı içerik ve iş uygulaması mimarileri |
Nihai ürün ve mimari seçimi, gerçek belge örnekleriyle gerçekleştirilecek analiz ve pilot çalışmalar sonucunda yapılmalıdır.
BBS Belge Yakalama, Arşivleme ve Dijitalleştirme Hizmetleri
BBS, belge yakalama ve dijitalleştirme projelerinde analizden canlı kullanıma kadar uçtan uca hizmet sunar:
-
Belge envanteri ve hacim analizi
-
Belge türlerinin ve giriş kanallarının belirlenmesi
-
Manuel işlem ve veri giriş adımlarının incelenmesi
-
Otomasyon potansiyeli ve fizibilite analizi
-
Ürün ve çözüm mimarisi danışmanlığı
-
Lisanslama ve kapasite planlaması
-
Gerçek belge örnekleriyle kavram kanıtlama çalışması
-
Tarama ve belge yakalama altyapısının kurulması
-
Görüntü iyileştirme kurallarının hazırlanması
-
Belge sınıflandırma modellerinin oluşturulması
-
OCR, ICR, OMR ve barkod tanıma yapılandırmaları
-
Veri çıkarım ve doğrulama kurallarının geliştirilmesi
-
Kullanıcı doğrulama ekranlarının hazırlanması
-
E-posta, dosya sistemi ve SAP arşivleme politikalarının oluşturulması
-
IBM FileNet ve OpenText içerik havuzlarıyla entegrasyon
-
ERP, CRM ve iş akışı entegrasyonları
-
Eski fiziksel arşivlerin toplu dijitalleştirilmesi
-
Kalite kontrol ve örnekleme süreçlerinin tasarlanması
-
Performans testleri ve sistem iyileştirme
-
Kullanıcı ve sistem yöneticisi eğitimleri
-
Bakım, teknik destek ve sistem güncelleme hizmetleri
Neden BBS?
BBS, belge yakalama ve dijitalleştirme deneyimini kurumsal içerik yönetimi, iş akışı, entegrasyon ve özel yazılım geliştirme yetkinlikleriyle bir araya getirir.
-
IBM ve OpenText çözümlerinde ürün deneyimi
-
Yüksek hacimli belge işleme projelerinde uzmanlık
-
Belge yakalamadan kurumsal arşive kadar uçtan uca yaklaşım
-
Gerçek belgelerle test ve ölçüm odaklı proje yöntemi
-
Kuruma özel sınıflandırma ve veri çıkarım kuralları
-
SAP, ERP, CRM ve içerik yönetimi entegrasyonları
-
Mevcut fiziksel ve dijital arşivlerin kontrollü olarak taşınması
-
Lisanslamadan canlı kullanıma kadar kapsamlı hizmet
-
Proje sonrasında bakım, destek ve sürekli iyileştirme
Belgelerinizi İşlenebilir Kurumsal Bilgiye Dönüştürün
Manuel belge işleme ve veri girişini azaltmak, fiziksel arşivlerinizi dijitalleştirmek ve kurumsal içeriğinizi güvenli bir yapıda yönetmek için BBS'nin deneyimli yazılım ekibiyle iletişime geçin.